Cómo crear plantillas para programas de Microsoft Office

Cómo

PorJoana Simoes

Ultima actualización en16 de mayo de 2018

Una plantilla en un documento de Microsoft Office es un poco como crear un formulario preimpreso: realiza el formateo y el texto repetitivo una vez, y luego se concentra en completar los datos únicos en el futuro. Esto puede ahorrar mucho tiempo, ya sea que lo use internamente o para otros clientes o clientes. Si esto le parece bien, entonces tiene suerte: puede aprender cómo crear una plantilla en Microsoft Word, Excel o incluso PowerPoint.

Cómo funcionan las plantillas en Microsoft Office

Cuando abre una aplicación de Microsoft Office, como Word, Excel o PowerPoint, tiene dos opciones principales: comenzar desde un documento en blanco o comenzar desde una plantilla. Microsoft Office viene con una serie de plantillas integradas, así como una gran cantidad de plantillas para elegir en línea.

Cuando elige una plantilla, comienza con un nuevo documento, pero partes del documento ya se han completado y formateado. Algunos de los puntos serán editables y otros serán permanentes.

Cuando guarda su documento desde una plantilla, no sobrescribe la plantilla. Puede abrir la misma plantilla una y otra vez para crear documentos similares con forma y formato consistentes.

¿Cómo funciona? Las plantillas se guardan en un formato diferente al de los documentos habituales. Un documento de Word se guarda como .docx, por ejemplo, y una plantilla se guarda como .dotx. Cuando guarda un archivo como plantilla, puede abrirlo desde Nuevo diálogo desde el Personal La pestaña y Word sabrán que desea crear un nuevo documento basado en esa plantilla, en lugar de abrir y sobrescribir la plantilla.

Crear plantillas en Microsoft Word

La forma de crear plantillas en la mayoría de los programas de Microsoft Office es muy similar, pero obtendrá un desglose de cada uno para simplificarlo. Comencemos con Microsoft Word.

Cree su documento de la forma en que desea que se vea en términos de formato, gráficos, etc. Agregue contenido de marcador de posición según sea necesario.

Cuando tenga listo para guardarlo como plantilla, vaya a Pestaña Archivo y luego haga clic en Guardar como

En el Guardar como tipo lista desplegable, seleccione Plantilla de Word.

Nombra la plantilla en el Nombre del archivo cuadro y luego haga clic Salvar.

Ahora puede usar la plantilla siempre que la necesite desde Archivo –> Nuevo menú.

Crear plantillas en Microsoft PowerPoint

Las presentaciones de PowerPoint pueden llevar mucho tiempo, crear plantillas para usar con PowerPoint es una excelente manera para ahorrarle tiempo y no tener que comenzar desde cero cada vez que necesite crear una nueva presentación. También le ayuda a crear coherencia y una marca adecuada para las presentaciones de la empresa.

Cree o abra la presentación de PowerPoint para la que desea tener una plantilla.

Haga clic en el Pestaña Archivo y luego seleccione Guardar como

En el Guardar como tipo lista desplegable, Seleccionar Plantilla de PowerPoint

Escriba el nombre que desea que tenga su plantilla de PowerPoint en el Nombre del archivo cuadro y haga clic Salvar.

Crear plantillas en Microsoft Excel

El mundo de las hojas de cálculo, tablas y gráficos también necesita plantillas. Esto es lo que debe hacer para crear una plantilla en Microsoft Excel:

Cree o abra el archivo de Excel que desea guardar como plantilla.

Haga clic en el Pestaña Archivo y seleccione Guardar como

En el Guardar como tipo lista desplegable, Seleccionar Plantilla de Excel

Escriba el nombre que desea que tenga su plantilla de Excel en el Nombre del archivo cuadro y haga clic Salvar.

Usar plantillas

Al crear y usar plantillas, es muy importante recordar que debe eliminar cualquier texto que no se requiera en todos los documentos en el futuro. En cambio, solo puedes poner marcadores de posición temporales cuando sea necesario y una vez que trabaje en un nuevo proyecto, ingrese la información correcta para ese proyecto específico. Esto minimiza las posibilidades de enviar a alguien un documento con nombres y estadísticas incorrectos.

Las plantillas le facilitan el paso de las tareas y también es una excelente manera de presentar a los nuevos empleados cómo se realizan ciertos documentos, presentaciones u hojas de cálculo dentro de la empresa. Esto le da un aspecto cohesivo y profesional en todos los ámbitos.

¿Usas plantillas? Comparte tus consejos en los comentarios.