Guía práctica para usar elementos rápidos de Autotexto en Office 2010

Cómo

Poraustin

Ultima actualización en26 de octubre de 2021

¿Alguna vez ha estado trabajando en Microsoft Word o Outlook y descubrió que a menudo usa el mismo contenido en varios documentos? Sé personalmente que si hay una manera de ahorrar tiempo y escribir menos, estoy listo. En Office 2010, podemos usar Autotexto y Quick Parts para ahorrar tiempo e ingresar automáticamente texto y campos, o incluso editar las propiedades del documento. Es particularmente ideal para ti. vendedores o técnicos que envían los mismos 10 correos electrónicos ¡todos los días! ¡Vamos a ver!

¿Qué es Autotexto?

Autotexto es la parte más importante de Quick Parts y, según Microsoft:

Autotexto es contenido reutilizable que puede almacenar y acceder una y otra vez. Hacer clic Texto automático para acceder a la galería de Autotexto. Puede guardar Autotexto en la galería de Autotexto seleccionando el texto que desea reutilizar, haciendo clic en Texto automáticoy luego haciendo clic en Guardar selección en la galería de texto automático

. Al completar la información del nuevo bloque de creación, almacena el contenido que guarda para usarlo una y otra vez.

O, en otras palabras, Autotexto son solo fragmentos de contenido de texto que se guardan para que pueda insertarlos automáticamente en sus documentos, correos electrónicos y proyectos con solo presionar un botón. ¡Ahorra mucho tiempo!

¿Qué son las piezas rápidas?

Según Microsoft:

La Galería de elementos rápidos es una galería donde puede crear, almacenar y encontrar piezas de contenido reutilizables, incluido Autotexto, propiedades del documento como el título y el autor, y campos.

Veremos más en otras partes de Quick Parts más adelante, pero por ahora, concentrémonos en Autotexto.

Cómo crear una nueva entrada de texto automático
En Word 2010, las entradas de Autotexto se almacenan como bloques de creación. Para crear una nueva entrada, utilice el Crear nuevo bloque de construcción caja de diálogo.

1. En su documento, seleccione el contenido (texto) que desea convertir en una entrada de Autotexto.

2. Haga clic en el Insertar cinta y luego haga clic en el Partes rapidas botón. Luego haga clic Guardar selección en la galería de texto automático.

3. Complete la información en el Crear nuevo bloque de construcción caja de diálogo:

• Nombre: Escriba un nombre único para la entrada de Autotexto.
• Galería: Selecciona el Texto automático galería.
• Categoría: Selecciona el General categoría o crear una nueva categoría.
• Descripción: Escriba una descripción del bloque de creación.
• Guardar en: Haga clic en el nombre de la plantilla en la lista desplegable. Por ejemplo, haga clic en Normal.dotm

Eso es todo lo que hay que hacer para crear entradas de Autotexto. Por supuesto, puede crear diferentes conjuntos para varios proyectos y guardarlos en diferentes plantillas de documentos (archivos .dotm), pero guardaremos ese largo tutorial para otro artículo maravilloso.

Cómo eliminar una entrada de texto automático

4. Similar al Paso 2 anterior, vaya a la pestaña Insertar y al menú Quick Parts > Autotexto. Esta vez, sin embargo, hará clic con el botón derecho en un Entrada de autotexto y luego seleccione Organizar y Eliminar.

5. Haga clic en el Entrada de autotexto que desea eliminar y luego haga clic en el Borrar botón.

Uso de Autotexto en Word 2010

6.a Comience a escribir texto contenido en una entrada de Autotexto; a medida que escriba la primera palabra, verá una pequeña ventana emergente que le indicará que puede presionar Ingresar para insertar la entrada de Autotexto.

6.b Alternativamente, puede escribir las primeras dos letras de una entrada de Autotexto y luego presionar F3 para insertar la entrada de Autotexto más similar.

Independientemente de la forma en que decida usar Autotexto, el resultado debería ser el mismo. Su entrada de Autotexto se agregará al documento de la forma predeterminada especificada. Por supuesto, siempre puedes usar el Botón Quick Parts > Autotexto sobre el Insertar cinta para colocar Autotexto, pero eso requiere todos esos pasos adicionales.

¿Qué es una propiedad de documento Quick-Part?

Las partes rápidas de propiedades del documento brindan un acceso rápido y fácil a las propiedades de metadatos de su documento. Si bien Autotexto está disponible tanto en Word como en Outlook, las partes rápidas de propiedades del documento solo están disponibles en Word 2010; el resto de la suite queda fuera.

7. Hay algunas formas diferentes de acceder a las propiedades del documento. El más rápido es desde el Archivo > Información menú. Aquí, puede hacer clic en el Propiedades para mostrar el panel del documento o ir directamente a la ventana de propiedades avanzadas del documento.

8.a Si optó por el Panel de propiedades del documento, se mostraría como una barra justo encima del espacio de trabajo del documento. Por un lado, esto le brinda una forma rápida de editar los metadatos de un documento, pero tiene la desventaja de que ocupa mucho espacio en la pantalla.

8.b También puede acceder a las Propiedades Avanzadas del Documento desde el Panel del Documento.

9. La ventana Propiedades Avanzadas del Documento es la misma ventana que normalmente vería si hiciera clic con el botón derecho en un archivo de documento desde el Explorador de Windows y seleccionara Propiedades. En el Resumen pestaña, puede editar toda la metainformación de un documento.

10. Puede ingresar Elementos rápidos de propiedades del documento desde la cinta Insertar en Word. Una vez insertado en un documento, automáticamente completará la información solicitada, independientemente de los datos disponibles.

Tenga en cuenta que funciona como una sincronización de datos. Si cambia esta información ingresada, ese cambio también se encuentra en las propiedades avanzadas de su documento.

¿Suena divertido? Por favor, ¡pruébalo! ¡Tengo que jugar con más características nuevas de Office 2010!

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