Cómo configurar y administrar Autoarchivar en Outlook 2010

Cómo

Poraustin

Ultima actualización en20 de agosto de 2021

Desde el comienzo de Outlook, Microsoft siempre ha incluido el Archivo y Archivo automático características, y Outlook 2010 no es una excepción. La función Autoarchivar mueve o elimina automáticamente los correos electrónicos más antiguos de su buzón principal a un archivo de datos almacenado en su disco duro local. Estos archivos se denominan archivos .PST. En el pasado, cuando Los archivos .PST de Outlook tenían un límite de 2 GIG, la función Archivar era mucho más importante, ya que archivaba los correos electrónicos más antiguos de su archivo .PST principal y los archivaba en un archivo Archive.pst. Dicho esto, a pesar de que los archivos .PST en Outlook 2010 tienen un límite de 20 Gigas, sigue siendo una buena idea dejar que administre su correo electrónico anterior para mantener sus archivos .PST pequeños y el rendimiento del sistema.

¿Qué hace la función Autoarchivar?

AutoArchive reduce el tamaño del buzón al eliminar o mover elementos antiguos a un archivo de datos de archivo o .PST. El proceso funciona prácticamente igual ya sea que esté usando Microsoft Exchange en el trabajo o IMAP o POP desde una configuración doméstica o de una pequeña empresa. Básicamente, es como sacar algunas pilas de papel de su escritorio y colocarlas en un archivador de acceso rápido organizado o en un archivo .PST, como se mencionó anteriormente. Este proceso es diferente de la exportación de dos maneras. Exportar le permitirá mover los correos electrónicos a múltiples formatos externos diferentes, mientras que Archivar solo le permite mover los correos electrónicos más antiguos a un archivo .pst o eliminar el correo electrónico por completo. El archivado también permite un acceso más fácil a los correos electrónicos antiguos, ya que hay una pestaña en el panel de navegación de Outlook. Por supuesto, también puede configurar Autoarchivar para eliminar su correo antiguo.

Cómo habilitar el archivo automático predeterminado para todas las carpetas de Outlook 2010

1. En Microsoft Outlook y haga clic en el Expediente menú y seleccione Opciones.

2. En el menú Opciones, haga clic en el Avanzado pestaña y luego haga clic en el Configuración de Autoarchivar botón.

3. Haga clic en la casilla de verificación para Ejecute Autoarchivar cada [14] días. Desde aquí, puede personalizar aún más la configuración de Autoarchivar para Outlook 2010; sin embargo, de forma predeterminada, una vez habilitado, AutoArchive moverá (no eliminará) todo el correo que tenga más de seis meses a un archivo Archive.pst. Le sugiero que mantenga el Preguntar antes de que se ejecute Autoarchivar marcado para que se le avise cada vez que ocurra un archivo. Te sorprendería la frecuencia con la que la gente me pregunta sobre mensajes perdidos. Normalmente es una función de Autoarchivar. Una vez que tenga la configuración que desee, haga clic en Aplique esta configuración a todas las carpetas ahora.

Si siguió los pasos anteriores, Autoarchivar habilita todos sus mensajes de Outlook. Si hay una carpeta que desea excluir de Autoarchivar, o si solo desea que se aplique a algunas carpetas, también podemos hacerlo. Outlook 2010 le permite personalizar la configuración de Autoarchivar para cada carpeta; así es cómo.

Cambiar la configuración de Autoarchivar para carpetas individuales de Outlook 2010

4. En Outlook, busque en el panel de navegación del lado izquierdo. Desde allí, haga clic derecho en cualquier carpeta y seleccione Propiedades para establecer su política de Autoarchivar.

5. En la ventana Propiedades de la bandeja de entrada que aparece, haga clic en el Archivo automático pestaña. Aquí puede personalizar la configuración de Autoarchivar para esta carpeta o incluso deshabilitar Autoarchivar por completo.

Muy bien, ahora sabemos cómo autoarchivar carpetas individuales. Pero, ¿qué sucede si no desea utilizar AutoArchive en absoluto? Si no eres fanático de la función automática, aún puedes usar el archivado mediante el proceso manual.

Cómo archivar artículos manualmente

6. En Outlook, haga clic en el Expediente> Información pestaña del menú y seleccione Herramientas de limpieza > Archivar.

7. En el cuadro de diálogo Archivar que aparece, seleccione qué carpetas tú quieres Archivo. Este proceso es casi el mismo que AutoArchive, excepto que es un trato único. Algo diferente es que incluso puede anular la propiedad "No autoarchivar" si la ha aplicado a algunas carpetas, pero eso es opcional.

¿Dónde se encuentran los elementos archivados de Outlook?

8. En Outlook, puede acceder a los elementos archivados desde la carpeta Archivo en el panel de navegación del correo electrónico del lado izquierdo.

9. También puede acceder a los archivos desde Outlook .pst archivo donde se almacenan. Puede llegar allí haciendo clic en el Archivo > Abrir pestaña del menú y seleccione Abrir archivo de datos de Outlook.

10. De forma predeterminada, la ubicación del archivo .pst del archivo de Outlook es:

%PerfilDeUsuario%DocumentosArchivos de Outlook

Si no ha usado Archivado en Outlook antes, pruébelo. Es seguro que ayudará a mantener las cosas limpias y eliminar los elementos de correo electrónico antiguos y sin usar de su buzón principal/archivo .PST. También es una buena manera de mantener bajo control el tamaño del archivo .PST. ¡Y eso ayudará con el rendimiento del sistema!

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