Cómo hacer un archivo de formato de documento portátil (PDF / A)

PDF / A es un estándar estricto del formato de documento portátil (PDF) de Adobe que los tribunales federales de los EE. UU. Requieren para la presentación y el archivo (ahí es donde entra la "A") de los documentos PDF. Aquí hay una técnica simple para hacer PDF / As que la corte aceptará.

El concepto detrás de PDF / A es simple, pero las instrucciones que brindan varios proveedores son tremendamente complicadas. Aquí está la manera fácil de hacerlo. Para mi ejemplo, estoy usando Adobe Pro 9.3, pero esto funciona en Adobe Standard 7 y versiones posteriores. Cuanto mayor sea la versión, mejor.

Primero, abra el PDF que desea convertir a PDF / A. En la superficie, un PDF ordinario y un PDF / A se verán igual. Las diferencias están debajo del capó.

Elija Archivo / Guardar como "Publicar guión". Tiene la extensión .ps.

Ahora cierre su PDF y abra Acrobat Distiller.

Elija Configuración / Editar configuración de Adobe PDF.

Vaya a Fuentes para asegurarse de incrustar todas las fuentes en su documento. En este caso, ya he incrustado el mío.

Ahora abra su archivo PDF.ps. Con solo abrirlo, Distiller lo convertirá automáticamente a un PDF / A compatible.

Pero, ¿es realmente compatible? Vamos a revisar.

Abra su PDF recién creado en Adobe Pro (o Estándar) y ejecute Preflight yendo a Avanzado / Preflight.

Ahora analiza. Elija PDF / A-1b a menos que el tribunal solicite lo contrario.

¡No se encontraron problemas! Los tribunales federales lo aceptarán. Consulte con el gobierno de su país, si vive fuera de los EE. UU., Para ver si PDF / A es un formato que requieren sus tribunales.

Si usted o su empresa realizan algún trabajo federal, este nuevo requisito para la presentación en PDF / A definitivamente afectará la forma en que crea y trabaja con documentos PDF.