Cómo proteger partes de un documento de Word de la edición

Cómo

PorBen Stockton

Ultima actualización en14 de enero de 2021

A menos que guarde un documento de Word como de solo lectura, cualquier persona que tenga una copia del archivo puede editarlo. También es bastante fácil evitar la protección de solo lectura en un archivo en la mayoría de los casos. Esto hace que sea más difícil proteger un documento de cambios innecesarios a menos que decida cambiar de formato y guárdelo como PDF.

Hacer esto, sin embargo, restringe cualquier cambio al documento en su totalidad. Afortunadamente, Microsoft Word incluye controles adicionales que le permiten proteger partes de un documento de Word de la edición.

Puede restringir los cambios limitando las opciones de formato disponibles o restringiendo las áreas que se pueden editar. Si eres parte de un Dominio de Windows, también puede utilizar el Servicio de administración de derechos (RMS) para restringir la edición de documentos, según su cuenta de usuario. Para evitar que se editen partes de un documento de Word, esto es lo que debe hacer.

Restringir la edición de documentos de Word por estilo de formato

Si desea permitir cambios en su documento de Word, pero restringir el tipo de formato que se puede usar (por ejemplo, para mantener un estilo establecido), puede hacerlo usando el Restringir la edición menú.

Para acceder a él, abra su documento de Word. Desde la barra de cinta, presione Revisión> Restringir la edición. Aparecerá un panel de menú a la derecha.

Para limitar el uso de ciertos estilos de formato, seleccione el Limite el formato a una selección de estilos casilla de verificación, luego presione la Configuraciones opción debajo.

En el menú, seleccione los estilos que desea permitir en su documento. Si desea utilizar la opción mínima recomendada de Word (con solo estilos básicos disponibles), presione Mínimo recomendado. Alternativamente, presione Ninguna o Todas para seleccionar o desmarcar todos los elementos.

Una vez que esté satisfecho con las opciones de formato seleccionadas, presione Okay para guardar la configuración.

La configuración de formato se aplicará una vez que haya aplicado el cambio. Para hacer esto, presione el Sí, comience a aplicar la protección opción.

En el Empiece a aplicar la protección cuadro, proporcione una contraseña de control. Esto evitará que los usuarios sin contraseña deshabiliten la protección. Sin embargo, como el el documento no está encriptado, estas restricciones se pueden eludir con cierta facilidad.

Alternativamente, seleccione Autenticacion de usuario, con solo los usuarios autorizados en un dominio de Windows autorizados a eliminar la contraseña. El documento se cifrará, pero esta opción está restringida a usuarios corporativos o educativos que utilicen el Servicio de administración de derechos (RMS).

prensa Okay para guardar su elección.

Una vez guardado, solo las opciones de formato que seleccionó estarán disponibles en su documento. No podrá utilizar otras opciones de formato sin deshabilitar la aplicación y devolver su documento a la normalidad.

Restringir la edición de documentos de Word por selección

Si desea limitar los cambios en su documento a ciertas áreas (por ejemplo, párrafos o líneas individuales), también puede hacerlo usando el Restringir la edición menú.

Comience abriendo su documento y presionando Revisión> Restringir la edición. En el panel de menú de la derecha, haga clic en el Permitir solo este tipo de edición en el documento casilla de verificación, luego seleccione la Sin cambios (solo lectura) opción.

Esto evitará que se editen áreas que no están cubiertas por excepciones. Para agregar una excepción, seleccione un área de su documento (desde una sola palabra hasta un párrafo o página completa), luego presione el Todos casilla de verificación, que aparece debajo de Excepciones (opcional) categoría.

Esto permitirá que todos los que tengan acceso al archivo puedan editar esa sección de su documento. Si desea agregar restricciones más estrictas (por ejemplo, para permitir que solo usuarios individuales tengan el derecho de editar una sección), seleccione el contenido, luego presione el Más usuarios opción.

En la ventana emergente Agregar usuarios menú, agregue los nombres de usuario de los usuarios locales de Windows o las cuentas de usuario en un dominio de Windows. prensa Okay para guardar sus elecciones.

Con el contenido seleccionado, haga clic en la casilla de verificación junto a su nombre de usuario, visible en el Individuos sección. Solo ese usuario podrá realizar cambios. Asegúrate que Todos La casilla de verificación está desactivada si desea que este sea el caso.

Para confirmar las restricciones, presione el Sí, comience a aplicar la protección botón.

En el Empiece a aplicar la protección cuadro, proporcione una contraseña de control o elija Autenticacion de usuario para dar control a los usuarios de dominio autorizados en su lugar. prensa Okay ahorrar.

Una vez guardado, solo las áreas del documento que seleccionó admitirán ediciones (resaltadas en gris en su documento). A menos que se especifique lo contrario, solo los usuarios con acceso al archivo podrán realizar cambios en esas secciones.

Uso del Servicio de administración de derechos (RMS) para restringir cambios en documentos de Word

los Servicio de administración de derechos (RMS) en Windows ayuda a evitar que usuarios no autorizados vean, editen o impriman ciertos documentos. Este tipo de protección solo está disponible para usuarios de un dominio de Windows, como usuarios universitarios o corporativos.

Deberá hablar con el administrador de la red para confirmar que tiene RMS habilitado en su red. También necesitará suficiente acceso de usuario para restringir la edición de documentos de esta manera.

Si está en un dominio de Windows con soporte y acceso a RMS, abra su documento de Word. Desde la barra de cinta, presione Archivo> Información.

Desde el menú, presione Proteger documento> Restringir acceso> Acceso restringido y habilitar el Restringir el permiso a este documento casilla de verificación está habilitada. De lo contrario, presione Conéctese a los servidores de administración de derechos y obtenga plantillas para conectarse a un servidor de autenticación adecuado en su dominio.

Cuando se le solicite, agregue las direcciones de correo electrónico de otros usuarios para darles acceso adecuado a su documento. Esto les da a esos usuarios acceso al archivo, seleccionando Leer o Cambio para darles acceso de lectura o escritura. prensa Okaypara guardar los cambios.

Una vez configurado, solo esos usuarios tendrán acceso para ver o editar el documento. El acceso también está restringido solo a usuarios de dominio autorizados.

Protección de documentos de Office

Al proteger partes de un documento de Word contra la edición, puede desarrollar tipos de documentos más variados. Por ejemplo, al limitar algunas secciones de los cambios, puede convertir un documento de Word en un formulario rellenable que los usuarios pueden completar y devolver. Otros documentos de Office se pueden proteger de manera similar, con la capacidad de cifrar los blocs de notas de OneNote y proteger páginas y secciones individuales.

Si exporta su documento de Word a otro formato, aún puede proteger el archivo de cambios. Si decides agregar contraseñas a archivos PDF, por ejemplo, puede limitar quién tiene acceso al archivo, protegiéndolo de vistas innecesarias.