Cómo usar el formato condicional en Google Sheets para tareas comunes

Cómo

PorSandy Writtenhouse

Ultima actualización en7 de octubre de 2020

Si desea formatear automáticamente partes de un Hojas de cálculo de Google hoja de cálculo, el formato condicional hace el trabajo. Una vez que configure la función, puede hacer que sus datos aparezcan sin levantar un dedo.

Lo bueno del formato condicional es que tiene flexibilidad. Puede basar sus condiciones en texto, fechas, números e incluso celdas en blanco. Y elige la forma exacta de formatearlo según esas reglas. A continuación, se explica cómo utilizar el formato condicional en Hojas de cálculo de Google para las tareas diarias.

Formato condicional para celdas vacías

Dependiendo del tipo de datos que rastree en su hoja de cálculo, detectar las celdas que se dejan en blanco pero que no deberían estarlo puede ser muy útil. Y, por supuesto, hay casos en los que lo contrario también puede ser útil.

Un buen ejemplo de uso de formato condicional para celdas vacías es el seguimiento de calificaciones. Ya sea que sea un maestro que rastrea los puntajes de las pruebas o un estudiante que registra sus propias calificaciones, omitir una puede tener efectos adversos.

Siga estos pasos para aplicar reglas de formato condicional para las celdas que se dejan en blanco.

1. Iniciar sesión en Google Sheets, abre tu hoja de cálculo y seleccionar las celdas donde desea aplicar el formato.
2. Hacer clic Formato del menú y elige Formato condicional.
3. En la barra lateral de la derecha, asegúrese de que De un solo color está seleccionada la pestaña.
4. Debajo Aplicar al rango, verá el rango de celdas que seleccionó para confirmar o ajustar.
5. Debajo Reglas de formato, seleccione Está vacío en el Dar formato a celdas si ... caja desplegable.
6. Debajo Estilo de formato, elija el formato de las celdas en blanco. Dado que las celdas están vacías, el formato del texto no es lógico. Por lo tanto, elegir un color de relleno para las celdas funciona mejor. Hacer clic Defecto para elegir un color común o utilizar el Color de relleno botón para un color personalizado.
7. Hacer clic Hecho cuando termines.

Da tu regla y formatea una prueba ingresando datos en una de las celdas en blanco. Debería ver desaparecer el color de relleno.

También puede hacer lo contrario si tiene una hoja de cálculo que debería contienen celdas vacías y desea detectar aquellas llenas de datos. Siga los mismos pasos, pero seleccione No está vacío en el cuadro desplegable Formato de celdas si….

Formato condicional para texto

Otra regla de formato condicional en Google Sheets que es práctica es para el texto. Y tienes un puñado de opciones. Puede formatear texto que contenga o no contenga, comience con, termine con, o sea exactamente como el valor que ingresó para la regla.

Un ejemplo con el que puede identificarse es el texto que no contiene el símbolo @ (arroba) para las direcciones de correo electrónico. Es posible que reciba un volcado de datos con direcciones de correo electrónico de clientes o clientes. Antes de configurar una combinación de correspondencia, deberá eliminar las direcciones que no sean válidas; no contienen el símbolo @ (arroba).

1. Siga los mismos pasos anteriores, del 1 al 4, para seleccionar las celdas y abrir la herramienta.
2. Debajo Reglas de formato, seleccione El texto no contiene en el cuadro desplegable.
3. En el cuadro directamente debajo, ingrese el Valor o fórmula. Para nuestro ejemplo, ingresamos @.
4. Debajo Estilo de formato, elija el formato de las celdas. Esta vez, puede aplicar cualquier estilo de formato que desee, ya que las celdas contendrán datos. Por ejemplo, puede colorear la celda o el texto que contiene, poner el texto en negrita, cursiva o subrayado, o tacharlo.
5. Hacer clic Hecho cuando termines.

El uso de reglas de texto para el formato condicional le brinda muchas opciones. Simplemente elija el que se aplique a su hoja de cálculo en particular en el cuadro desplegable Formato de celdas si….

Formato condicional para fechas

Un dato común en muchas hojas de cálculo es la fecha. Y es por eso que esta regla de formato condicional es muy popular. Dar formato al texto automáticamente en función de una fecha exacta, uno antes de otro o uno tras otro.

Un uso excelente de esta regla es la elaboración de presupuestos domésticos o el seguimiento de facturas. Si mantiene una hoja de cálculo para su presupuesto mensual con fechas de vencimiento para las facturas, puede ver rápidamente las que tiene por venir. Aquí, usará la condición La fecha es posterior.

1. Siga los mismos pasos anteriores, del 1 al 4.
2. Debajo Reglas de formato, seleccione La fecha es posterior a la en el cuadro desplegable.
3. En el cuadro desplegable directamente debajo, elija mañana (o hoy).
4. Debajo Estilo de formato, elija el formato de las celdas.
5. Hacer clic Hecho cuando termines.

Ahora, cada vez que abra esta hoja de cálculo, las facturas con fecha de vencimiento después de mañana (o hoy si lo prefiere) saldrán de inmediato para que pueda prepararlas o pagarlas.

Puede consultar las otras reglas de fechas disponibles para diferentes situaciones. Y mira nuestro tutorial para crear un calendario en Google Sheets para otra función relacionada con la fecha.

Formato condicional para números

Si hay algo más común en una hoja de cálculo que una fecha, es un número. Ya sea un número estándar, una moneda, un porcentaje o un decimal, es probable que lo encuentre en una hoja de cálculo.

Una cosa para la que mucha gente usa hojas de cálculo en estos días es el seguimiento del peso. Tal vez usted también lo haga y registre su peso cada día o semana. Y si es así, probablemente tenga un objetivo para el peso o un rango dentro del cual desea permanecer. O tal vez realiza un seguimiento de su ingesta de calorías y desea vigilar esos números.

Para simplificar, usaremos el formato para mostrar el peso en libras por encima de cierto número.

1. Siga los mismos pasos anteriores, del 1 al 4.
2. Debajo Reglas de formato, seleccione Mayor que en el cuadro desplegable.
3. En el cuadro directamente debajo, ingrese el Valor o fórmula. Para este ejemplo, ingrese el peso objetivo.
4. Debajo Estilo de formato, elija el formato de las celdas.
5. Hacer clic Hecho cuando termines.

Y asegúrese de tener en cuenta las otras reglas numéricas para el formato condicional: mayor o igual a, menor o menor que o igual a, es igual o no igual a, y está entre o no entre.

Localice sus datos de un vistazo en Google Sheets

Con el formato condicional en Hojas de cálculo de Google, puede detectar rápida y fácilmente los datos que necesita de un vistazo. No tiene que buscar, ordenar ni filtrar su hoja para ver datos importantes. Formato condicional en Excel puede parecer un poco más sólido, pero las opciones en Google Sheets pueden ser exactamente lo que necesita.

Y si desea obtener ayuda con esa regla final que ve en el cuadro desplegable Reglas de formato para Fórmula personalizada Es, eche un vistazo a nuestro ejemplo de uso para resaltando duplicados en Google Sheets.

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