Por qué odio las declaraciones sin papel y cómo lidiar con ellas

Cómo

PorDave Greenbaum

Ultima actualización en23 de julio de 2019

Cada dos semanas parezco experimentar una compañía que me anima a cambiar a la facturación electrónica. Me sobornarán, pero aprendí de la manera más dura para luchar contra esta "conveniencia" y siempre opto por una factura real. Cuando perdí la batalla, desarrollé algunas estrategias útiles para prevenir problemas.

El argumento de venta para la facturación electrónica

Lo escucho todo El papel es arriesgado. Alguien puede sacar su factura de su buzón y robar su identidad. Podrían robarlo de su bote de basura. ¡Oh no! Por supuesto, una vez que ven la factura, pueden darse cuenta de que no tienen mucho que robar. El papel es inconveniente. Las pilas de papel se apilan y tienen que ser tratadas. Si odias el desorden, odias el papel. Odias la molestia de abrir un sobre de papel y leer un billete. ¡Podrías hacerte un corte de papel! Sobre todo, sin papel es mejor para el medio ambiente.

Menos papel significa menos matanza de árboles.

Todos estos beneficios tienen algo de verdad para ellos. Un ladrón podría robar información de su buzón y causar problemas. Podrían obtener números de cuenta y usarlos en una estafa de ingeniería social dirigida. El papel se acumula. Sé que tengo que archivar esas cosas todos los meses. También respeto los aspectos ambientales de las declaraciones electrónicas. Yo reciclo todo y yo odio el correo basura.

La venta suave y la venta dura para hacerte cambiar

Algunos vendedores dan la venta suave. Me ingresarán en un sorteo de productos o servicios gratuitos. AT&T me dijo recientemente que podría obtener muchos puntos por mi factura, pero solo si hago la facturación electrónica. Algunos lugares me ofrecieron créditos de estado de cuenta o tarjetas de regalo. Todavía aguanté.

La venta más difícil es que no puedo descargar los datos financieros a servicios como Mint o Quicken a menos que me quede sin papel. Mi banco ahora cobra una tarifa de $ 2.00 si quiero un estado de cuenta cada mes. Supongo que el papel es muy caro para ellos.

El argumento contra la facturación electrónica

El Centro Nacional de Derecho del Consumidor (NCLC) facturación sin papel analizada y encontré el concepto no amigable para el consumidor. Algunas de las razones son obvias, como el acceso a la banda ancha y el conocimiento técnico de los consumidores mayores.

Incluso los expertos en tecnología deben tener cuidado con la facturación electrónica. Todos estamos inundados por correo electrónico. A primera vista, no puede saber si se trata de una factura o promoción en el correo electrónico. Si no tiene cuidado de dejar de recibir mensajes de marketing, ni usted ni su filtro de correo no deseado pueden notar la diferencia.

Hablando de pequeño, a medida que más personas revisan el correo electrónico en el móvil, esas declaraciones son más difíciles de leer. Si su factura sin papel es solo un pdf, necesitará una visión extraordinaria o manos firmes para pellizcar y ampliar cada carga. Lo más probable es que sepas que "se ve bien" y pases al siguiente correo electrónico. Si sus facturas están en pago automático, no tiene muchas razones para leer sus estados de cuenta. Esa "conveniencia" hace que pierda errores que le cuestan dinero. Si un ladrón probara su tarjeta de crédito, ¿siempre podría ver ese pequeño cargo?

Las facturas en papel nos recuerdan una factura pendiente. Cuando recibe ese documento, tiene una fecha de vencimiento que debe cuidar. Puede publicarlo en el refrigerador o delegarlo a su cónyuge o contador. El desorden y el manejo o el papel es una característica, no un error. Esta característica ayuda a los miembros de la familia de consumidores mayores a rastrear facturas.

Finalmente, el NCLC señala que el papel es un registro permanente de su cuenta. Cuando hay una disputa, tienes una instantánea cronometrada. Si cometen un error, tiene prueba de que pagó la factura. Si te auditan, tienes copias en papel de todo. Si un consumidor fallece, ese registro permanente ayuda a los miembros de la familia a encontrar cuentas faltantes.

Cuando los datos de la cuenta son todos electrónicos, están sujetos a todos los riesgos de las computadoras y los correos electrónicos. Si pierde el acceso a su correo electrónico debido a un pirata informático o una violación de contraseña, se está perdiendo esas facturas electrónicas. Los vendedores señalan que el correo físico es un riesgo. Es más probable que un correo electrónico pirateado o interceptado que nadie entre en su correo postal. Si consideramos ese escenario de fallecimiento de un miembro de la familia, podría llevar semanas ingresar a su correo electrónico. Sin embargo, las facturas y extractos físicos seguirán llegando, y cualquiera puede abrirlos.

Incluso si es diligente y guarda archivos PDF de todas sus facturas, puede ser difícil encontrarlos. La mayoría de las declaraciones que descargo tienen nombres genéricos como "declaración_03_05_16" o algo más críptico. Puedo usar Spotlight en mi Mac para encontrarlos, pero ese no es siempre el caso.

Mis horribles experiencias con la facturación electrónica

Tengo algunos. Comenzaré con el procesamiento de la tarjeta de crédito para mi negocio. Esa compañía no proporcionó la opción de declaraciones físicas. Todos están en línea. Un día, al azar, decidieron cerrar mi cuenta. No estoy seguro de por qué, pero creo que tuvo algo que ver con la congelación de seguridad que puse en mi crédito. Perdí el acceso a todos mis recibos de depósito anteriores. No me había reconciliado durante unos días y me bloquearon mi información. No sabía quién pagaba mi negocio. Lo mejor que la compañía de procesamiento haría es decirme por teléfono. Tampoco tenía nada que presentarle a mi contador por los impuestos de fin de año. Afortunadamente, todo estaba en Quickbooks, y tenía nuestros recibos internos para recrear todo. Ese incidente debería haberme enseñado a hacer PDF de mis estados de cuenta, pero no fue así.

Después de que Costco cambió de American Express a Citibank, nuevamente me quemé por la facturación electrónica. Fui diligente y tenía mis archivos PDF de cada mes. Luego me ocupé y olvidé por unos meses. Cuando fui a descargarlo, llegué a esta pantalla.

Afortunadamente, esa información estaba en la cuenta de Citibank, por lo que se evitó una crisis. Este incidente me hizo gritarle a mi computadora (y a mí mismo) acerca de ser responsable con la facturación electrónica.

En otra ocasión tuve una disputa con el consultorio de mi médico. Cambiaron las compañías de facturación. De repente, recibí una factura de hace 4 años que dicen que no se pagó. Luego amenazaron con la colección. Yo, por supuesto, no pude acceder al antiguo sistema de facturación en línea, aunque me dijeron que sí. No fue hasta que les envié una copia de la factura por fax que eliminaron el cargo. Tuve que enviar un fax porque no aceptan correos electrónicos, aunque las facturas se envían por correo electrónico. Imagínate.

Mi situación no es única. Cuando cierra una cuenta, generalmente pierde el acceso a esa información histórica. Si descubre un problema más tarde, como una sobrecarga, puede tener problemas para demostrar su inocencia. Un amigo mío tuvo este problema al devolver un decodificador a su compañía de cable. Su factura estaba programada para el pago automático a través de su banco, y su última factura fue de $ 200 adicionales. Intentó llamar a la compañía de cable, pero no tenía el número de cuenta y no pudieron encontrar ninguna información sobre él. El representante de servicio al cliente solo pudo encontrar clientes activos. No fue hasta que pasó a las colecciones que lo resolvió.

La forma correcta de aceptar facturas sin papel

Si no le cuesta, evítelos

Como ecologista, odio el papel extra. Por todas las razones mencionadas anteriormente y los detalles en el artículo de NCLC, siempre optaré por el papel. Ninguna cantidad de soborno me convencerá de cambiar. Sin embargo, si me haces pagar, es probable que ceda. Trituraré y reciclaré esas declaraciones después de unos años, así que sigo siendo algo ambiental.

Optar por no recibir mensajes de marketing y crear filtros de correo electrónico

Uno de los problemas con las declaraciones de correo electrónico es ordenar mensajes transaccionales legítimos de mensajes promocionales. Consulte la política de cada empresa sobre mensajes de marketing y darse de baja o darse de baja de tantos como puedas. No solo los marque como spam en su programa de correo electrónico; su programa de correo electrónico puede tratar todos los mensajes de ellos como spam. Eso significa que perderá su declaración.

Normalmente, el mensaje de correo electrónico con su estado de cuenta tendrá el mismo asunto. Marco ese mensaje para que nunca entre al correo basura. Configuré Gmail para dar a ese mensaje una etiqueta y una estrella personalizadas, por lo que siempre recordaré verificarlo.

Configurar recordatorios para descargar (y pagar) facturas

Si realiza una facturación electrónica, no recibirá un recordatorio en el correo postal de que se debe una factura. Dado que muchas personas realizan pagos automáticos a través de un giro bancario o una tarjeta de crédito, puede ignorar por completo ese estado de cuenta mensual. No cometas ese error. Correrá el riesgo de que falten problemas con su cuenta.

En cambio, trate ese correo electrónico mensual como una cita en su calendario. Configúrelo como una cita recurrente para descargar sus extractos del proveedor. Si te envían la factura por correo electrónico y no tienes nada que descargar, entonces convierte ese correo electrónico en un pdf y descárgalo a tu computadora. Mantenerlo en un correo electrónico no es lo suficientemente seguro si pudiera perder el acceso a su cuenta de correo electrónico. Todos los meses debe descargar un estado de cuenta. De lo contrario, se encontrará con todos los problemas potenciales mencionados anteriormente. No necesita imprimirlos, pero no puede confiar en que la información estará accesible cuando la necesite. Es por eso que deberás tomar el control.

Mi cuenta de inversión para la jubilación no tiene una factura per se pero tiene un estado de cuenta mensual. Establezco un recordatorio cada mes para descargar esa información. Aunque me envían un correo electrónico para recordarme que descargue mi estado de cuenta, me gusta ser proactivo.

Ordenar y clasificar las declaraciones descargadas

Después de descargar un informe, lo siguiente que hago es cambiar el nombre del archivo descargado. Puede crear su propia estrategia, pero la mía es el nombre del proveedor, luego los últimos cuatro del número de cuenta y luego la fecha. Por ejemplo, mi extracto bancario podría ser Bank_1234_01_12_16.pdf. Luego creo una carpeta para cada cuenta y la muevo allí. Tengo una mancha y usé Color avellana para moverlos a la carpeta según el comerciante.

Copia de seguridad de tu computadora

Sé que has estado dicho esto muchas veces, pero bien podríamos repetirlo. Si bien es poco probable que sus registros en papel se destruyan, su disco duro podría fallar o su computadora podría verse afectada por un virus. Si no realiza una copia de seguridad, no tendrá los datos de la declaración histórica si es todo electrónico.

Pruebe el software de gestión financiera como Mint o Quicken

Incluso si tiene sus informes descargados, puede ser difícil encontrar una transacción. Me gusta la seguridad adicional que un programa en línea Comprueba mi declaración por mí. Cuando tuve problemas con mi cuenta de Costco, pude encontrar las cosas que necesitaba en Mint.

Acepta lo que no puedes cambiar

Cada vez más empresas se están moviendo hacia esta estrategia sin papel, lo que le impone la carga de administrar la cuenta. Si hace su parte en la gestión de estas declaraciones, protegerá sus activos. Sin papel no es más seguro o más conveniente que el papel, pero es el cambio inevitable de costos.