Cómo automatizar formularios de Microsoft Word con campos personalizados

Cómo

PorRyan Dube

Ultima actualización en11 de febrero de 2019

Tanto si eres un estudiante como un empleado de oficina, casi todos tienen la necesidad de usar documentos de vez en cuando. Algunos trabajos incluso requieren que produzca las mismas cartas, formularios u otro documento en un horario regular. El uso de campos personalizados en sus documentos puede ahorrarle mucho tiempo. Aquí hay un vistazo a lo que son y cómo usarlos.

¿Qué son los campos personalizados?

Los campos personalizados le permiten crear un documento genérico que puede reutilizar para otros fines. Hacer esto le permite agilizar sus procesos y puede convertirlo en un trabajador o estudiante muy eficiente.

Hay muchas formas de usar campos personalizados. Puede crear una carta de formulario con campos personalizados que puede usar para adaptarla a quien sea que la envíe. Puede usarlos para crear una encuesta o un formulario de recopilación de datos que puede reutilizar independientemente de la información que necesite recopilar. Adoptar este enfoque podría ahorrarle horas de esfuerzo porque no tendrá que volver a crear documentos una y otra vez.

Cómo crear campos personalizados

Usar campos personalizados en Microsoft Word es mucho más fácil de lo que cabría esperar. Lo primero que debe hacer es decidir qué tipo de documento va a crear y qué palabras o frases va a personalizar.

Por ejemplo, supongamos que desea crear una carta que use para enviar cotizaciones a sus clientes. Puede escribir una carta una vez y luego identificar las áreas de la carta que desea personalizar.

Entonces, en este ejemplo, querrás crear tres campos personalizados; el nombre del destinatario, el número de trabajos y el nombre de la empresa. Para configurar esos campos personalizados, vaya al menú Información en Word y, en el lado derecho de la pantalla, haga clic en la flecha desplegable junto a Propiedades> Propiedades avanzadas.

En esta ventana emergente, puede agregar el campo del destinatario por su nombre. Seleccione "texto" como el tipo y el valor. Hacer clic Añadir, y entonces Okay.

En su documento, puede resaltar el nombre "John" en su carta original. En el menú de Word, haga clic en el Insertar menú, haga clic en el menú desplegable Piezas rápidas y seleccione Campos. En la ventana emergente, haga clic en DocProperty debajo Nombres de campoy haga clic en Destinatario (o como se le haya dado el nombre al campo) debajo de Propiedad.

Cuando haces clic Okay, esto actualizará nuestro texto resaltado con el campo (y el valor del campo) que definió. Ahora puedes volver a Propiedades avanzadas nuevamente y agregue el resto de los campos.

Una vez que haya terminado de agregarlos todos, verá todos sus campos personalizados en la lista Propiedades caja.

Si alguna vez realiza algún cambio en los valores de sus campos personalizados, para actualizar esos valores en el documento real, solo necesita hacer clic derecho en el campo y hacer clic en Editar campo.

Cuando necesite escribir una nueva carta a un nuevo destinatario, no tiene que escribir su carta desde cero. Simplemente abra el documento que creó para el último destinatario, vaya al área Propiedades avanzadas y actualice todos los campos para el nuevo cliente al que envía la carta. Actualice el valor y haga clic en el Modificar botón.

Esto actualizará el valor en el Propiedades sección. Una vez que haya terminado de actualizar todos los campos personalizados en Propiedades avanzadas, puede volver a su documento, resaltar los campos y actualizarlos.

¿Por qué usar campos personalizados?

El uso de campos personalizados es una forma fantástica de reducir el tiempo que pasa escribiendo cartas o enviando cualquier forma de comunicación escrita a las personas. Si necesita hacer algo como esto de manera regular, cree su carta de plantilla con campos personalizados y nunca más tendrá que volver a escribirla. Pero hay varios otros casos de uso para ellos.

Facturación

Una cosa que casi todas las empresas deben hacer es facturar a los clientes para quienes producen productos o servicios. Si es una pequeña empresa, es posible que no pueda pagar el software de contabilidad que produce facturas para usted, por lo que deberá crear las facturas desde cero.

Muchos propietarios de pequeñas empresas optan por usar Excel o Word para armar las facturas. Si usa Word, puede agilizar su proceso de facturación haciendo que cada elemento de línea debajo de cada columna sea un campo personalizado. Solo necesita crear un campo personalizado para cada celda, tal como lo hizo para cada campo en el ejemplo de letra anterior. Luego, cree su primera factura de "plantilla" y simplemente ponga "N / A" en cada celda.

Una vez que haya creado la hoja de cálculo de la plantilla, puede definir a qué celdas se conecta cada campo personalizado haciendo clic derecho en el texto dentro de la celda y haciendo clic en Editar campo.

Esto le permite seleccionar qué campo personalizado se asigna a esa celda. Revise todas las celdas y asigne los campos personalizados de esta manera.

Una vez que haya terminado, la próxima vez que necesite crear una factura, puede abrir su plantilla y acceder al área Propiedades avanzadas. En el Personalizado pestaña, solo revise todos los campos personalizados y complete el valor de acuerdo con las necesidades de facturación de su mes actual. Esto es mucho más rápido y mucho más eficiente que diseñar su factura completa desde cero.

Esquemas

Otra área que podría ser excelente para ahorrar tiempo y hacer que su vida sea un poco más eficiente es usar campos personalizados para crear esquemas. Este enfoque realmente solo funciona si eres alguien que a menudo elabora un esquema estándar con una cantidad similar de elementos. Algo así como un programa de estudios para un profesor universitario.

En este caso, cada línea de pedido se puede definir como un campo completo. Luego, desde un punto en Propiedades avanzadas, puede desplazarse hacia abajo y definir su esquema en un solo lugar. Esto le permitiría mantener encabezados comunes y otras áreas del esquema que no cambian. Y solo concéntrese en las líneas de pedido que serían diferentes.

Encuestas

Una forma muy útil de utilizar campos personalizados es crear encuestas o cuestionarios. Este tipo de documento puede consistir en una serie de preguntas, cada una con una línea en blanco después.

Hay dos enfoques para usar formularios personalizados con dicho documento, según lo que necesite hacer. Si entrega la encuesta a los estudiantes, por ejemplo, podría definir los campos en blanco como los campos personalizados. Luego, cualquiera que complete el formulario podría usar el cuadro Propiedades avanzadas para completar sus respuestas, todo en una fila.

Otra opción sería para un escenario en el que un maestro con frecuencia necesita crear una prueba que consta de preguntas y respuestas. En ese caso, las preguntas pueden necesitar cambiar cada año. El profesor podría definir cada pregunta como un campo personalizado y, al comienzo del año, simplemente entrar y actualizar las preguntas. Esto evita la necesidad de recrear y reformatear completamente los documentos de prueba. El formateo se realiza solo una vez. Al actualizar los campos personalizados, crea un documento completamente nuevo sin tener que hacerlo desde cero.

Formularios de información

Este caso de uso final para campos personalizados es un formulario. Si tiene alguna información que necesita recopilar con frecuencia en el trabajo o en casa. Puede crear un formulario como este, que le permite recopilar y documentar esa información rápidamente. Como puede ver, esto se parece mucho al escenario de la encuesta anterior, pero sería un documento que crearía que le permitiría recopilar repetidamente la misma información una y otra vez.

Al definir los espacios en blanco en estos formularios como campos, simplemente puede ir a Propiedades avanzadas y completar los datos del formulario en segundos a minutos. Este enfoque puede reducir significativamente los esfuerzos de recopilación de datos, ahorrándole a usted (o a sus empleados que recopilan datos por usted) un tiempo considerable.

Conclusión

Como puede ver, los campos personalizados son una excelente manera de hacer que usted o su empresa sean más eficientes. Los casos de uso descritos anteriormente son solo una pequeña muestra. Cualquier tipo de documento en el que gran parte del documento sea similar y solo cambien ciertas secciones es un candidato para la racionalización con campos personalizados.

Piense un poco en el tipo de documentos que produce o trabaja todos los días, y puede sorprenderse al descubrir cómo incorporar algunos campos personalizados puede ahorrarle mucho tiempo.