Cómo rastrear cambios en documentos de Microsoft Word

Cómo

PorAndre Da Costa

Ultima actualización en26 de abril de 2019

Si colabora con miembros del equipo en proyectos o marca contratos con líneas rojas, el seguimiento de los cambios en Microsoft Word puede salvarle la vida. Track Changes es una característica incorporada en Microsoft Word que realmente aporta cordura al proceso. Incluso si no está trabajando en proyectos complejos como adquisiciones, fusiones, contratos o autoría un éxito de ventas: los cambios de seguimiento pueden ser igual de útiles para proyectos de grupos pequeños, como la escuela asignaciones

Desde que duramos cubrió esta característica en Microsoft Word 2010, ha habido mejoras significativas que hacen que Track Changes sea aún más poderoso. Con la disponibilidad de Office Online, los usuarios pueden realizar colaboraciones en tiempo real en un documento, y esa es una de las nuevas y emocionantes características que vemos en este artículo.

Habilitar y usar el seguimiento de cambios en Word 2016

Paso 1: inicio de contenido

Tendrá que comenzar con algún contenido dentro del documento en el que está colaborando. Esta parte del documento está siendo escrita por un usuario diferente. El primer párrafo fue escrito por mí.

Paso 2: Habilitar el seguimiento de cambios
Para comenzar a rastrear los cambios, vaya a revisión pestaña y haga clic Cambio de camino en el Rastreo grupo (también puede presionar CTRL + MAYÚS + E.)

Cuando Track Changes está habilitado, verá un globo para cada autor en el lado derecho de la pantalla.

Paso 3: Edición

El seguimiento de cambios en Word utiliza la coordinación de colores para evitar confusiones. El primer autor es azul y el segundo es rojo. Cuando los autores adicionales realicen ediciones, también se les asignará un color único.

Cuando se realizan modificaciones en el documento, aparece una línea vertical al lado del párrafo para indicar los cambios que se han realizado en el documento. Observe que el primer párrafo no tiene esto porque Cambio de camino no se habilitó hasta más adelante en el documento. Cuando haces clic en el Mostrar cambios de pista En la barra, se activa inmediatamente un resaltado de todas las ediciones realizadas en el documento junto con sus comentarios. Si lo mantiene habilitado y realiza modificaciones, verá los cambios en tiempo real a medida que escribe y elimina.

Paso 4: Comentarios, globos y herramientas de edición adicionales

Si desea agregar un comentario en una palabra o párrafo, resáltelo y luego seleccione el revisión pestaña y haga clic Nuevo comentario en el Comentarios grupo. Sus comentarios aparecerán en el lado derecho del documento cuando finalice el documento; Puedes apagarlos.

Una de las cosas que notará cuando aplique formatos especiales, como negrita, cursiva o subrayado, se agregará automáticamente un comentario a los cambios de seguimiento llamados Formateado

También puede personalizar cómo desea que aparezcan los globos en el documento. Por ejemplo, si desea ver todas las revisiones que cada autor ha agregado al documento, haga clic en revisión pestaña> Mostrar marcado menu> Globos > Mostrar revisiones en globos.

Revisiones

El panel de revisión (revisión > Panel de revisión) le permite revisar todas las ediciones de cada autor que puede ver vertical u horizontalmente en la pantalla. Puede hacer clic en una palabra o párrafo en el panel Revisiones, y navegará automáticamente a esa parte del documento.

Paso 5: aceptar o rechazar los cambios realizados en el documento

Si está de acuerdo con los cambios que se han realizado en el documento, puede aceptarlos o rechazarlos. Haga clic en la barra Mostrar cambios de pista para resaltar los cambios realizados por el otro autor, luego vaya a revisión pestaña, haga clic en el Aceptar botón para confirmar.

Ahora notará que los cambios se aplican de inmediato.

Paso 6: comparar o combinar documentos

Otra característica útil que los autores pueden aprovechar es la capacidad de realizar un seguimiento de versión de un documento. Por ejemplo, si dos autores agrupan los mismos documentos en dos copias y continúan trabajando en ellos por separado, luego pueden comparar las dos versiones y combinarlas. Siempre que tengan una estructura similar, puede combinar los dos para crear un documento final.

Para comparar y combinar cambios, seleccione revisión pestaña, haga clic Comparar luego seleccione el documento original en el cuadro de campo, luego seleccione la versión revisada, luego haga clic OKAY.

Microsoft Word luego presentará una vista de tres paneles del documento que muestra la pantalla principal como el documento final con contenido combinado, y las copias originales y alternativas en un panel de mini ventana. Cuando te desplazas, puedes comparar los cambios. Esto se hace preferiblemente en una pantalla con suficiente resolución de pantalla.

Cuando esté listo para combinar los documentos en una copia final, vuelva a revisión clic en la pestaña Comparar luego haga clic Combinar seleccione el documento original en el cuadro de campo, luego seleccione la versión revisada y luego haga clic en OKAY.

Luego verá el documento combinado junto con los cambios realizados por otros autores en otro color.

Integración con Office Online

Una de las características principales de Google Apps ha sido sus herramientas de colaboración en tiempo real. Microsoft finalmente se ha puesto al día gracias a su suite Office Online que presenta una versión basada en la web de Word. Una nueva característica en Word 2016 es la capacidad de compartir y ver quién está trabajando en su documento. Para hacer eso, haga clic en el Compartir botón y guarde el documento en su carpeta OneDrive.

El panel Compartir revelará opciones adicionales, con la posibilidad de invitar a personas a editar el documento con diferentes restricciones. También notará que las opciones Bloquear autores y Restringir ahora están habilitadas dentro de Proteger grupo. Si usa Office 365 en una configuración empresarial, puede invitar a autores a colaborar.

Para este artículo, usaré el Obtén un enlace para compartir que enviaré por correo electrónico a otros autores con los que me gustaría colaborar en el documento.

Cuando usted u otro autor cargue Word Online y realice cambios, se notificará a otras personas que colaboran en el documento en tiempo real.

Aquí puede ver que las ediciones guardadas realizadas por el otro autor están codificadas por color en un resaltado azul.

Cuando un autor ya no esté editando el documento, se le notificará en Word 2016.

Como puede ver, Track Changes es aún más poderoso con sus funciones de colaboración en tiempo real. Ya sea que esté trabajando en proyectos grandes o pequeños, Word 2016 puede facilitarle mantener a todos en la misma página. La coordinación del color, el intercambio, la edición en tiempo real y la integración en la nube con OneDrive se suman a una experiencia convincente.