Cómo hacer que los correos electrónicos importantes se destaquen en Outlook

Cómo

PorBen Stockton

Ultima actualización en11 de enero de 2020

Casi todos los empleados de oficina tienen que lidiar con una bandeja de entrada de correo electrónico difícil de manejar en un momento u otro. Afortunadamente, los usuarios de Microsoft Outlook pueden aprovechar varias características diseñadas para destacar los correos electrónicos importantes.

Estos incluyen formato condicional y categorías de color para agregar diferentes fuentes y colores a sus correos electrónicos. Aquí se explica cómo usar estas funciones en Outlook.

Usar formato condicional en Outlook

El formato condicional le permite establecer reglas de formato para los correos electrónicos de Outlook. Puede configurar diferentes colores, fuentes y estilos para sus mensajes de correo electrónico tal como aparecen en su bandeja de entrada. Para comenzar, deberá crear una nueva regla de formato condicional.

En Outlook, haga clic en Ver> Ver configuración en el Vista actual categoría. En el Configuración de vista avanzada ventana, haga clic Formato condicional.

Crear una nueva regla de formato condicional

Como verás en el Formato condicional ventana de configuración, Outlook ya usa reglas de formato condicional para ciertos escenarios. Los correos electrónicos no leídos, por ejemplo, aparecerán con texto azul usando la fuente Segoe UI.

Para agregar su propia regla de formato condicional, haga clic en Añadir botón.

Dé un nombre apropiado a su regla, luego haga clic Fuente para configurar sus opciones de formato como fuente, color y tamaño.

Hacer clic Okay para confirmar su configuración de fuente.

Una vez que se establece el estilo de formato para su regla, haga clic en el Condición botón.

Desde aquí, puede configurar la regla para que se aplique automáticamente a los correos electrónicos que contienen ciertas palabras clave, o a los correos electrónicos enviados a, o desde, ciertas direcciones de correo electrónico.

Formateo por dirección de correo electrónico

Para agregar una regla que se aplique a los correos electrónicos de un remitente específico, escriba la dirección de correo electrónico en Desde cuadro, que separa varias direcciones de correo electrónico con un punto y coma. Puede aplicar esto a todos los correos electrónicos enviados desde un solo sitio escribiendo @ dominio.com, reemplazando domain.com con el nombre de dominio correcto.

También puede hacer esto para los correos electrónicos que envía, en lugar de recibirlos, escribiendo la dirección de correo electrónico en Enviar a caja en su lugar.

Formateo por búsqueda por palabra clave

Para aplicar su regla de formato condicional a los correos electrónicos que contienen palabras, escriba la palabra clave (o palabras clave) en el Buscar las palabras caja.

Selecciona el Solo campo de asunto opción en el menú desplegable a continuación para buscar solo el campo de asunto para las palabras clave elegidas, o la Campo de asunto y cuerpo del mensaje opción para buscar en todo el correo electrónico.

Reglas de formato condicional avanzado

Puede crear más reglas de formato complejas en el Más elecciones y Avanzado pestañas. Desde aquí, puede aplicar su nueva regla a los correos electrónicos por su estado de lectura, importancia, indicador de seguimiento, tamaño y más.

Por ejemplo, para configurar su regla para que se aplique solo a correos electrónicos no leídos, haga clic en Solo artículos que son casilla de verificación en el Más elecciones pestaña, luego seleccione el No leído opción del menú desplegable.

En el Avanzado pestaña, puede crear búsquedas específicas para su regla utilizando casi todos los datos de Outlook disponibles. Al hacer clic en el Campos La opción le ofrece cientos de opciones para elegir. Los campos más comunes se enumeran debajo de Campos de uso frecuente categoría.

Hacer clic Agregar a la lista para agregar este criterio de búsqueda avanzada a su regla de formato. El siguiente ejemplo muestra una búsqueda avanzada de todos los correos electrónicos que contienen "Ben" en el Tema campo.

Una vez que esté satisfecho con su regla, haga clic en Okay para confirmar, entonces Okay para cerrar el Formato condicional ventana de configuración.

Usar categorías de correo electrónico

Si bien es posible categorizar correos electrónicos de Outlook usando carpetas de búsqueda, otra forma de enfatizar sus correos electrónicos importantes es aplicar una categoría. Las categorías tienen un nombre y una etiqueta de color separados, lo que le permite verlos por separado.

Un sistema de color verde-amarillo-rojo podría ayudarlo a priorizar los correos electrónicos más importantes, por ejemplo. De manera predeterminada, Outlook ofrece categorías en azul, verde, naranja, morado, rojo y amarillo. Puede editarlos o crear los suyos propios, utilizando colores y nombres alternativos.

Crear o editar categorías

Para crear una nueva categoría o editar una existente, haga clic en Hogar > Categorizar> Todas las categorías.

Hacer clic Nuevo para crear una nueva categoría Seleccione el color de su categoría en el menú desplegable, dándole un nombre en el Nombre cuadro de arriba.

Hacer clic Okay para guardar tu categoría

Aplicación manual de una categoría a correos electrónicos de Outlook

Para aplicar manualmente una categoría a un correo electrónico de Outlook, selecciónela en la vista de carpeta de Outlook. Hacer clic Inicio> Categorizar, luego haga clic en su categoría.

Su categoría aparecerá como un cuadrado de color en la vista predeterminada de la carpeta de Outlook, arriba de la fecha y hora del recibo. El nombre de su categoría aparecerá debajo del asunto del correo electrónico en la vista de correo electrónico.

Para ver los correos electrónicos por categoría, haga clic en Ver> Categorías y desplácese a la sección apropiada para su categoría.

Aplicación automática de categorías de Outlook

También puede usar las reglas de Outlook para aplicar categorías a ciertos correos electrónicos automáticamente. Para hacer eso, haga clic en Archivo> Información> Administrar reglas y alertas.

En el Reglas de correo electrónico pestaña de la Reglas y Alertas menú, haga clic en el Nueva regla botón.

Seleccione Aplicar regla en los mensajes que recibo antes de hacer clic próximo.

Seleccione los criterios de búsqueda para su regla de categoría de color. Por ejemplo, para aplicar la regla a correos electrónicos de una determinada dirección de correo electrónico o nombre de dominio, haga clic en el De personas o grupo público caja.

En el Paso 2 área debajo, haga clic en el criterio nuevamente (subrayado en azul). Al lado de Desde opción en la parte inferior, escriba su dirección de correo electrónico o nombre de dominio.

Si Outlook puede encontrar la dirección de correo electrónico en su buzón existente, selecciónela de la lista que aparece, luego haga clic Okay. Si no puede, haga clic en Cancelar. La regla se creará independientemente. Hacer clic próximo continuar.

Puede establecer la acción para su regla en la siguiente etapa. Haga clic para habilitar el "Asignar a la categoría categoría"Opción en Paso 1 sección.

Seleccione la categoría para asignar a esta regla haciendo clic en un categoría en el Paso 2 sección a continuación, antes de hacer clic Okay, luego Próximo.

La siguiente etapa le permite seleccionar cualquier excepción a esta regla. Seleccione estos, como arriba, o haga clic próximo continuar.

En la etapa final, asigne un nombre a su regla de categoría de color, luego seleccione el Ejecute esta regla ahora en los mensajes que ya están en "Bandeja de entrada" casilla de verificación para aplicarlo retrospectivamente a todos sus correos electrónicos existentes.

Hacer clic Terminar para crear y ejecutar la regla. La categoría de color se aplicará a sus correos electrónicos, según los criterios que haya seleccionado.

No te pierdas tus correos electrónicos importantes de Outlook

El uso de categorías de color y reglas de formato condicional es una excelente manera de hacer que los correos electrónicos importantes que envíe y reciba se destaquen en Outlook. No te olvides de impulsar su productividad de Outlook aún más mediante el uso de reglas de Outlook adicionales y marcas de seguimiento para realizar un seguimiento de las cadenas de correo electrónico y tareas importantes.

Tú también puedes usar partes rápidas en Outlook para agregar rápidamente declaraciones comunes a sus respuestas de correo electrónico.