Una guía para el formato condicional en Excel

Cómo

PorRyan Dube

Ultima actualización en15 de enero de 2020

Una de las características más útiles en Excel es el formato condicional. Esto le permite proporcionar indicadores visuales para los datos en su hoja de cálculo. Con el formato condicional en Excel, puede mostrar si los datos están por encima o por debajo de los límites, con tendencia hacia arriba o hacia abajo, o mucho más.

En esta guía, aprenderá a usar el formato condicional en Excel y algunos ejemplos de cuándo es mejor usar la función.

Cambiar color de celda con formato condicional

Una de las formas más comunes en las que las personas usan el formato condicional en Excel es resaltar las reglas de celda. Como ejemplo, supongamos que un maestro usa una hoja de cálculo para llevar un registro de las calificaciones de un examen.

Como una simple hoja de cálculo, el maestro podría simplemente escanear a través de la hoja para ver qué estudiantes aprobaron o reprobaron el examen. O bien, un maestro creativo podría incorporar una regla de “resaltar celdas” que resalte las calificaciones aprobadas o reprobadas con el color apropiado: rojo o verde.

Para hacer esto, seleccione el Hogar menú y seleccione Formato condicional en el grupo de estilos. De esta lista, puede elegir qué regla desea aplicar. Esto incluye resaltar celdas que son mayores que, menores que, entre o iguales a un valor.

En este ejemplo, el profesor quiere resaltar las celdas verdes si son mayores que la calificación aprobatoria que se encuentra en la celda D2. Resalte todas las celdas en la columna B (excepto el encabezado) y seleccione Mas grande que desde el Resaltar reglas de celdas menú.

Puede ingresar un valor estático como límite o seleccionar una celda que contenga el valor. Puede mantener el "Relleno rojo claro con texto rojo oscuro" estándar en el menú desplegable, seleccionar de cualquier otra configuración de color personalizada o seleccionar Formato personalizado para configurar el tuyo.

Puede ver que esta regla resalta todas las calificaciones aprobadas en verde.

¿Pero qué pasa con las notas reprobadas? Para lograr esto, deberá seleccionar las mismas celdas y repetir el proceso anterior, pero seleccione la regla "menor que". Seleccione la misma celda de grado de aprobación y haga el color Rojo claro con Texto rojo oscuro.

Una vez que haya terminado, las dos reglas aplicadas a los datos resaltarán adecuadamente los datos de calificación de acuerdo con si están por debajo o por encima del límite de calificación aprobatoria.

Uso de reglas superiores / inferiores en Excel

Otra regla de formato condicional muy útil en Excel son las reglas "Superior / Inferior". Esto le permite analizar cualquier lista larga de datos y clasificar la lista en términos de cualquiera de los siguientes:

• Los 10 artículos principales
• 10 elementos inferiores
• 10% superior
• 10% inferior
• Por encima del promedio
• Por debajo del promedio

Por ejemplo, supongamos que tiene una lista de los libros más vendidos del New York Times junto con los puntajes de los revisores en una hoja de cálculo. Puede usar las reglas Superior / Inferior para ver qué libros se clasificaron como uno de los 10 mejores o los 10 peores de toda la lista.

Para hacer esto, simplemente seleccione la lista completa, luego, en el menú Formato condicional, seleccione Reglas superior / inferior y luego seleccione los 10 elementos principales.

No está limitado a los 10 elementos principales. En la ventana de configuración, puede cambiar esto al número que desee, y también puede cambiar el color de las celdas.

Puede usar el mismo enfoque que en la sección anterior para mostrar los 10 principales y los 10 inferiores agregando una regla secundaria y resaltando los 10 inferiores rojos, mientras resalta los 10 mejores verdes.

Cuando haya terminado, de un vistazo puede ver los mejor calificados y los más bajos en la lista.

El uso de resaltado para los elementos más altos o más bajos le permite mantener su lista ordenada de la manera que desee, pero aún puede ver el orden (más alto o más bajo) de un vistazo. Esto también es extremadamente útil cuando usa la regla de promedio superior o inferior también.

Uso del formato condicional de barra de datos

Otra regla de formato condicional muy útil son las reglas de formato de la barra de datos. Esto le permite transformar sus celdas de datos en un gráfico de barras virtual. Esta regla llenará la celda con un porcentaje de color según la posición en la que el punto de datos esté por encima y por debajo de los límites alto y bajo que establezca.

Por ejemplo, supongamos que viaja mucho por trabajo y registra el combustible que usa durante los viajes a estados específicos. Esta función de relleno aplicará un patrón de relleno para cada punto de datos en función de sus puntos de datos máximos y mínimos como límites alto y bajo. Puede transformar sus celdas de datos de combustible en un gráfico de barras utilizando la regla de formato condicional de la barra de datos.

Para hacer esto, seleccione la columna de datos completa y seleccione Barras de datos desde el Formato condicional menú.

Puede elegir entre dos opciones de formato de barra de datos diferentes.

• Relleno de degradado: Esto rellenará las celdas en un patrón de degradado sombreado.
• Relleno sólido: Esto rellenará las celdas en un patrón de color sólido.

Para configurar esto, simplemente seleccione la columna de datos a la que desea aplicar el relleno y seleccione una opción de relleno de degradado o relleno sólido en el menú Barras de datos de formato condicional.

Una vez aplicado, verá el degradado o relleno sólido aplicado a la celda de cada punto de datos.

La capacidad de convertir datos de hojas de cálculo en un gráfico de barras incrustado tiene muchas aplicaciones útiles.

Uso del formato condicional de escala de color

Una alternativa al uso de una opción de gráfico de barras visual que proporcionan las opciones de relleno de celda es el formato condicional de la escala de colores característica. Llena las celdas con un gradiente que representa si ese punto de datos se encuentra en el extremo inferior o superior del rango general de datos.

Para aplicar este formato, simplemente seleccione el rango de celdas a las que desea aplicar el formato y luego seleccione su elección de color de Escalas de color en el Formato condicional menú.

Cuando aplica este formato a un rango de celdas, proporciona una visualización similar a la opción de barra de datos. Pero la coloración de las celdas le brinda una mejor visión general de dónde se ubica cada punto de datos en un rango.

La opción que elija realmente depende de cómo prefiera presentar sus datos en la hoja de cálculo. Una escala de color como esta es útil si realmente no desea que su hoja de cálculo se vea como un gráfico de barras. Pero aún desea ver, de un vistazo, en qué parte del rango cae cada punto de datos.

Cómo usar conjuntos de iconos en Excel

Una de las características más creativas del formato condicional en Excel son los conjuntos de datos de iconos. Estos le permiten implementar un icono para visualizar algo sobre los datos en el gráfico.

En el Conjuntos de iconos menú en Formato de condición, puede elegir entre una amplia gama de conjuntos de iconos.

Estos conjuntos de iconos se mostrarán dentro de cada celda de datos para representar en el rango general de datos que cae ese elemento. Si selecciona las flechas, verá una flecha roja hacia abajo para datos bajos. Una flecha verde hacia arriba para datos altos. Una flecha horizontal amarilla para datos de rango medio.

Estos colores son completamente personalizables si lo desea. Para personalizar, simplemente seleccione la columna de datos y seleccione Administrar reglas en el menú de Formato condicional.

Todas estas opciones de formato condicional le permiten visualizar los datos en sus hojas de cálculo. Esto ayuda a comprender mejor lo que está tratando de representar con los datos de un solo vistazo.