Cómo configurar y administrar Autoarchivar en Outlook 2010

Desde el comienzo de Outlook, Microsoft siempre ha incluido el Archivo y Archivo automático característica y Outlook 2010 no es una excepción. La función Autoarchivar mueve o elimina automáticamente el correo electrónico anterior de su buzón principal en un archivo de datos de archivo almacenado en su disco duro local. Estos archivos se llaman archivos .PST. En el pasado cuando Los archivos .PST de Outlook tenían un límite de 2 GIG, la función Archivar fue mucho más importante ya que archivó el correo electrónico anterior de su archivo .PST primario y lo guardó en un archivo Archive.pst. Dicho esto, a pesar de que los archivos .PST en Outlook 2010 tienen un límite de 20 Gig; ¡sigue siendo una buena idea dejar que administre su correo electrónico anterior para mantener sus archivos .PST pequeños y mejorar el rendimiento del sistema!

Explique nuevamente lo que hace la función Autoarchivar, por favor.

Autoarchivar reduce el tamaño del buzón al eliminar o mover elementos antiguos a un archivo de datos de archivo o .PST. El proceso funciona más o menos igual si usa Microsoft Exchange en el trabajo o IMAP o POP desde una configuración doméstica o de pequeña empresa. Es esencialmente como sacar unas pocas pilas de papel de su escritorio y colocarlas en un archivador organizado de acceso rápido o un archivo .PST como se mencionó anteriormente. Este proceso es diferente de

exportador en dos maneras. La exportación le permitirá mover los correos electrónicos a múltiples formatos externos diferentes, mientras que el Archivado solo le permite mover correos electrónicos antiguos a un archivo .pst o eliminar el correo electrónico por completo. El archivado también permite un acceso más fácil al correo electrónico antiguo, ya que hay una pestaña en el panel de navegación de Outlook para ellos. Por supuesto, también puede configurar Autoarchivar para eliminar su correo antiguo.

Cómo habilitar el archivo automático predeterminado para TODAS las carpetas de Outlook 2010

1. En Microsoft Outlook, Hacer clic el Archivo menú y SeleccioneOpciones.

2. En el menú Opciones Hacer clic el Avanzado pestaña y luego Hacer clic el Configuraciones de Autoarchivar botón.

3. Hacer clic la casilla de verificación para Ejecute Autoarchivar cada [14] días. Desde aquí, puede personalizar aún más la configuración de Autoarchivar para Outlook 2010; sin embargo, de forma predeterminada una vez habilitado, Autoarchivar moverá (no eliminará) todo el correo anterior a seis meses a un archivo Archive.pst archivo. Te sugiero que te quedes con el Preguntar antes de que se ejecute Autoarchivar marcada para que se te avise cuando ocurra un archivo. ¡Te sorprendería la frecuencia con la que la gente me pregunta sobre la falta de correo electrónico! Normalmente es solo la función Autoarchivar. Una vez que tenga la configuración donde la desee, Hacer clicAplique esta configuración a todas las carpetas ahora.

Si siguió los pasos anteriores, Autoarchivar habilita todos sus correos electrónicos de Outlook. Si hay una carpeta que desea excluir de AutoArchive, o si solo desea que se aplique a algunas carpetas, también podemos hacerlo. Outlook 2010 le permite personalizar la configuración de Autoarchivar para cada carpeta, así es como.

Cambiar la configuración de Autoarchivar para carpetas individuales de Outlook 2010

4. En Outlook, busque en el panel de navegación del lado izquierdo. Desde allí Botón derecho del ratón cualquier carpeta y SeleccionePropiedades para establecer su política de Autoarchivar.

5. En la ventana Propiedades de la Bandeja de entrada que aparece, Hacer clic el Archivo automático lengüeta. Aquí puede personalizar la configuración de Autoarchivar para esta carpeta, o incluso desactivar Autoarchivar por completo.

Muy bien, ¡ahora sabemos cómo Autoarchivar carpetas individuales! ¿Pero qué pasa si no desea utilizar Autoarchivar en absoluto? Si no eres fanático de la función automática, aún puedes utilizar Archivar mediante el proceso manual.

Cómo archivar elementos manualmente

6. En perspectiva Hacer clic el Archivo> Información pestaña de menú y luego SeleccioneHerramientas de limpieza> Archivo.

7. En el cuadro de diálogo Archivo que aparece Seleccione cuales Carpetas tú quieres Archivo. Este proceso es casi el mismo que el de Autoarchivar, excepto que es un acuerdo único. Algo diferente es que incluso puede anular la propiedad "No archivar automáticamente" si la ha aplicado a algunas carpetas, pero eso es opcional.

¿Dónde se encuentran los elementos archivados de Outlook?

8. En Outlook, puede acceder a los elementos archivados desde la carpeta Archivo en el panel de navegación de correo electrónico del lado izquierdo.

9. También puede acceder a los archivos desde el archivo .pst de Outlook donde se almacenan. Puedes llegar allí Haciendo clic el Archivo> Abrir pestaña de menú y SeleccionandoAbrir archivo de datos de Outlook.

10. De forma predeterminada, la ubicación del archivo .pst del archivo de Outlook es:

% UserProfile% DocumentsOutlook Files

Si no has usado Archivar en Outlook antes, ¡pruébalo! Es seguro que ayudará a mantener las cosas limpias y mover elementos de correo electrónico antiguos y no utilizados de su buzón principal / archivo .PST. ¡También es una buena manera de mantener el tamaño del archivo .PST bajo control que siempre ayuda con el rendimiento del sistema!