¿Qué son los archivos PST de Outlook y por qué usarlos... o no?

Explicador

Porsteve krause

Ultima actualización en27 de octubre de 2021

Casi todas las personas con las que hablo en el trabajo se quejan del tamaño de su cuenta de correo electrónico corporativa. Normalmente no es un problema (pero la gente todavía se queja) porque cuando un buzón se acerca a su límite, la mayoría Los servidores de correo electrónico (como Microsoft Exchange) advertirán al usuario para que pueda limpiar el buzón antes de que servidor hace cumplir sus límites de tamaño restringiendo el envío/recepción desde el servidor.

Ahora, todo esto está bien y excelente HASTA que... te vas de vacaciones por unos días, esas advertencias de tamaño de correo electrónico van y vienen, y luego ¡bam! Su buzón está lleno y ya no puede enviar/recibir el correo electrónico desde su móvil o incluso OWA (Outlook Web Access) para el caso. He recibido la llamada un millón de veces. Mi iPhone no puede enviar correos electrónicos, ¡ayuda!

• ¿Entonces lo que hay que hacer?
• ¿Existe alguna solución para estos buzones de tamaño insuficiente?
• ¿Qué debo hacer antes de irme de vacaciones?

Ahora les presento a los infames (según TI) Archivo PST de perspectiva.

¿Qué son los archivos .PST de Outlook?

• Los archivos de datos de Outlook o los archivos .PST de Microsoft Outlook (como son más conocidos) se pueden crear usando Microsoft Outlook para mover o copiar correos electrónicos y archivos adjuntos desde su cuenta de buzón del servidor a su cuenta local. ORDENADOR PERSONAL. Esencialmente, es un archivo de archivo o almacenamiento local que crea para almacenar correo electrónico y archivos adjuntos en el disco duro de su computadora, unidad USB o recurso compartido de servidor (dependiendo de dónde lo cree y almacene).

¿Cuánto puede almacenar en archivos .PST de Outlook?

• Antes de Outlook 2003/2007, los archivos .PST solo podían almacenar 2 Gigabytes de correo electrónico y archivos adjuntos. Con Outlook 2003 y Outlook 2007, el formato cambió y permitió que los archivos .PST crecieran según fuera necesario a más de 20 Gigabytes de tamaño, a menos que el valor predeterminado se modifica la configuracion.
• Honestamente, no dejes que obtengan 20 Gigas. Es un mucho mejor idea mantener sus archivos .PST no más grandes que unos pocos conciertos. Si necesita más espacio de almacenamiento, cree un nuevo archivo .PST en lugar de crear enorme Archivos .PST. Cuanto más grandes sean los archivos .PST, mayor será la posibilidad de corrupción y pérdida de datos (además, será más difícil hacer una copia de seguridad de los chicos malos). Puede adjuntar tantos .PST archivos a su cliente de Outlook según lo necesite, así que simplemente separe su correo electrónico de forma lógica en varios archivos .PST si necesita almacenar más de unos pocos GIG antiguos. Email.
• SUGERENCIA: si está utilizando archivos .PST para archivar correos electrónicos antiguos, comprímalos después de copiar todos los datos antiguos en ellos. El correo electrónico suele ser solo texto, por lo que se comprime MUY bien.

¿Cómo puedo crear archivos .PST de Outlook?

• Es FÁCIL, aquí hay algunas guías para perspectiva 2007, 2013, y 2016.

¿Por qué usar/crear archivos .PST? ¿Beneficios?

Tamaño del buzón

• ¿Recuerdas el primer párrafo de este artículo? La mayoría de los administradores de correo electrónico limitan el tamaño de los buzones corporativos. Cuanto más grande es el buzón, más espacio en disco necesitan, más necesitan hacer copias de seguridad Y más TIEMPO necesitan para realizar esas copias de seguridad.
• Si eres un fanático del correo electrónico (como yo), un buzón de correo de 200 megabytes no es suficiente. Ahí es donde entran los archivos .PST. Simplemente cree un archivo .PST y arrastre y suelte su correo electrónico en él. Funcionan como una carpeta de buzón normal en Outlook. Arrastrar y soltar. ¡Es simple! Foro>.
• Las últimas versiones de Windows Search indexan su buzón Y todos los archivos .PST locales (configurable) que permiten un acceso casi instantáneo a todos los correos electrónicos a través de las funciones de búsqueda integradas en Microsoft Panorama.

Copia de seguridad y recuperación ante desastres

• Si no tiene (o no confía en) un administrador de correo electrónico que realice regularmente copias de seguridad de su servidor de correo electrónico, entonces copiar su correo electrónico (sí, no necesita MOVER correo a archivos .PST, también puede copiarlo) a un archivo .PST local es un método rápido y fácil para garantizar que su correo electrónico se pueda recuperar en un servidor DR guión.

Portabilidad

• Los archivos .PST hacen que el correo electrónico sea portátil. Por ejemplo, supongamos que desea mover el correo electrónico de un buzón a otro. Por ejemplo, tal vez estés cambiando de trabajo y quieras traer algún correo antiguo. O tal vez esté cambiando de proveedor de alojamiento. O tal vez desee copiar su correo electrónico personal y de trabajo en un archivo .PST, guardarlo en una pequeña unidad USB y tenerlo con usted en todo momento. Como dije, los archivos .PST hacen que el correo sea muy portátil. Y sí, también lo es una cuenta de GMAIL, pero este artículo no es sobre GMAIL :)

Seguridad

• ¿Sabía que es casi imposible rastrear/auditar si su departamento/chico de TI está leyendo su correo electrónico? Mover el correo electrónico "Sensible" o "Confidencial" del servidor de correo electrónico/Exchange a un archivo .PST local agrega una capa de seguridad.
• Nota: La mayoría de los departamentos de TI tienen la capacidad de tomar sus archivos .PST sin que usted lo sepa directamente desde su disco duro en el trabajo. Debido a esto, es esencial aplicar seguridad adicional en el disco duro de su computadora. Escribiré un artículo sobre este tema en breve, pero por ahora, eche un vistazo a este artículo. Es un poco "GEEKY", así que lo seguiré pronto con un artículo que explica algunas opciones para asegurar archivos .PST.

¿Cuáles son las desventajas de usar archivos .PST?

Acceso remoto

• Una vez que el correo es movido en un archivo .PST, ya no estará disponible en el servidor usando aplicaciones de acceso remoto como OWA o teléfonos móviles que se SINCRONIZAN con su buzón. Para acceder al correo electrónico en los archivos .PST, deberá usar un cliente de Microsoft Outlook completo. Una pequeña unidad USB puede ayudar en estas situaciones. Sin embargo, todavía no es tan conveniente como dejar el correo electrónico en el servidor.

A la gente no le agradarás, y es posible que pierdas tu trabajo

• Los archivos .PST a lo largo del tiempo (dependiendo de cuántos correos electrónicos reciba/mantenga) pueden ocupar MUCHO espacio en su computadora local o en un servidor compartido, según dónde los almacene. Los técnicos de TI odian cualquier cosa que los obligue a trabajar en cualquier cosa, a menos que esté creando su currículum, por lo que poner una gran cantidad de datos en algún lugar que les obligará a comprar más espacio en el disco les molesta.
• Legal corporativo y la mayoría de los departamentos de administración de registros no gustan de los archivos .PST, ya que le permiten al usuario final ignorar o eludir fácilmente las políticas de retención/destrucción de documentos corporativos.
• A los equipos de Seguridad de la Información Corporativa tampoco les gustan los archivos .PST porque si Legal alguna vez les pide que recuperar datos para una demanda o citación, los archivos .PST pueden exasperar el costo y el esfuerzo de los datos recuperación.

Rendimiento del sistema y del cerebro

• Cuanto más correo electrónico tenga, más correo electrónico necesitarán tanto usted como su computadora para realizar un seguimiento y procesar.
• Debido a que Windows Search (o algún otro indexador de correo electrónico/sistema) indexa más correos electrónicos y archivos adjuntos, su índice será más grande Y sus búsquedas llevarán más tiempo.

Entonces, con suerte, respondí todas sus preguntas sobre los archivos .PST de Microsoft Outlook y cubrí algunos pros y contras de alto nivel. Pero en caso de que me haya perdido algo, no dude en dejar un comentario o publicar su pregunta en mi foro.

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