Cómo crear y administrar sustituciones de texto en Google Docs

Cómo

PorSandy Writtenhouse

Ultima actualización en20 de abril de 2021

Es posible que ya esté familiarizado con el uso de sustituciones de texto en su dispositivo móvil o computadora. Estos le permiten escribir abreviaturas o caracteres que se reemplazan automáticamente con otra cosa. Por ejemplo, puede escribir "omw" en un mensaje de texto que cambia automáticamente a "en camino".

Los reemplazos de texto son atajos que ahorran tiempo y que también están disponibles en Google Docs. Llamada Sustituciones en Documentos, la función funciona de la misma manera. Ingrese el atajo de texto y se reemplazará automáticamente con otra palabra, frase o incluso un símbolo.

Aquí, le mostraremos cómo crear y administrar sustituciones de texto en Google Docs.

Cómo acceder a las sustituciones de texto en Google Docs

Puede que no te des cuenta, pero Google Docs ofrece sustituciones de texto propias ya configuradas para que las uses. Pero estas sustituciones en Google Docs están algo ocultas. Entonces, dirígete a Documentos de Google, inicie sesión y abra un documento.

1. Hacer clic Herramientas del menú.
2. Escoger Preferencias.
3. Cuando se abra la ventana, haga clic en el Sustituciones pestaña.

¡Auge! Ya debería ver una gran cantidad de sustituciones en la lista. Verá algunos básicos para convertir texto en un símbolo de derechos de autor, una flecha, puntos suspensivos y una fracción.

Puede conservar las sustituciones que están en la lista, eliminar las que no desee utilizar y luego agregar las suyas propias.

Cómo administrar sus sustituciones de texto

Con la ventana Preferencias abierta, en la pestaña Sustituciones, asegúrese de que la casilla de verificación superior esté marcada para Sustitución automática. Esto debe estar habilitado para que funcionen los reemplazos automáticos de texto.

Crear sustituciones

Una gran ventaja de la función de sustituciones de texto es crear la suya propia. Después de todo, usted sabe qué palabras, frases o símbolos usa más en sus documentos.

1. En el Reemplazar, ingrese el acceso directo que desea utilizar. Actualmente no puede incluir espacios en su acceso directo. Aunque no verá un mensaje de error, la sustitución simplemente no funcionará.
2. En el Con, ingrese el texto con el que desea reemplazar el acceso directo. Esto puede incluir espacios, símbolos, letras o números.
3. Hacer clic OK y pruebe su reemplazo de texto para asegurarse de que funcione.

Cualquier reemplazo que cree se agregará al final de la lista de Sustituciones. Así que tenga esto en cuenta si vuelve a abrir esa área para ver la que creó.

Deshabilitar o eliminar sustituciones

Si ve sustituciones que nunca usa, tiene dos opciones. Puede desactivar el reemplazo o eliminarlo por completo.

• Para deshabilitar una sustitución, desmarque la casilla a la izquierda. Ésta es una buena forma de apagar el reemplazo temporalmente sin quitarlo.
• Para eliminar una sustitución, haga clic en el X en el lado derecho de la misma. Cuando eliminas una sustitución, no se te pedirá que confirmes. Así que asegúrese de que desea eliminarlo antes de presionar la X.

Utilice sus sustituciones de texto en Google Docs

Aquí hay algunas cosas que debe tener en cuenta al usar las sustituciones en Google Docs.

• Para utilizar una sustitución en Google Docs, simplemente escriba el acceso directo. Pero recuerde, el atajo debe ser exacto. Por ejemplo, un atajo para que "u2" sea reemplazado por "usted también" no funcionará si escribe "u22".
• Después de escribir el atajo, presione la barra espaciadora o la tecla Retorno, o agregue puntuación. Luego, debería ver que la sustitución reemplaza inmediatamente su acceso directo.
• La sustitución de texto es una función de la aplicación, no de un documento. Si agrega, elimina o desmarca una sustitución en la lista, se aplica a todos sus documentos en Google Docs.

Usos prácticos para sustituciones

Para aprovechar al máximo la función de Google Docs, considere usar sustituciones de texto para algunos de estos elementos de uso común.

• Palabras que escribe mal con frecuencia.
• Nombres completos que escribe con frecuencia.
• Frases u oraciones que usa con regularidad.
• Símbolos que su empresa incluye en los documentos.
• Direcciones de correo electrónico, direcciones postales y números de teléfono.

Creación de documentos más sencilla con sustituciones en Google Docs

Si usa reemplazos de texto para ahorrar tiempo al escribir un mensaje de texto o correo electrónico, ¿por qué no usarlos también al redactar documentos? Reduzca los errores de ortografía, ahorre tiempo en nombres largos, agregue caracteres fácilmente; todo es posible con sustituciones de texto en Google Docs.

Para conocer formas adicionales de ahorrar tiempo al trabajar con documentos, eche un vistazo a cómo usar el dictado por voz en Google Docs o echa un vistazo complementos para crear rápidamente un diagrama en Google Docs.

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