Cómo usar filtros en Microsoft Excel para buscar datos más rápido

Cómo

PorSandy Writtenhouse

Ultima actualización en13 de enero de 2021

Microsoft Excel es una aplicación de hoja de cálculo con todas las funciones y funciones útiles para facilitar la tarea de análisis de datos. Usted puede crear una tabla dinámica para encontrar tendencias de datos y hacer un gráfico circular para analizar visualmente conjuntos de datos.

Pero, ¿qué pasa si solo necesita una forma sencilla de localizar datos específicos? Los filtros en Excel le brindan formas fáciles de encontrar los datos que desea. Especialmente útil en hojas de cálculo con muchos datos, los filtros se pueden aplicar rápidamente y eliminar con la misma facilidad cuando haya terminado con ellos.

Datos para filtros en Excel

Los filtros en Excel se aplican a las columnas. Esto no significa que no pueda utilizar un filtro si no incluye una columna completa. Solo tenga en cuenta que con cualquier conjunto de datos que seleccione; el filtro se colocará en la parte superior de las columnas de las celdas seleccionadas. Aquí tienes un ejemplo visual.

Puede ver solo un subconjunto de datos seleccionados (D9: F13). Cuando se aplica el filtro, los indicadores de filtro (flechas) están en la parte superior de las columnas dentro de ese conjunto de datos. Y los únicos datos disponibles para filtrar están en las celdas de abajo.

Además, puede aplicar filtros solo a celdas adyacentes: un solo rango de celda. Si intenta seleccionar varios rangos de celdas, recibirá un error.

Encienda el filtro

Si está listo para aplicar un filtro, seleccione los datos que desea usar teniendo en cuenta los puntos anteriores. Simplemente arrastre a través del rango de celdas. Luego, haga clic en el Datos pestaña y presione el Filtrar botón en la cinta.

Inmediatamente verá las flechas de filtro en las columnas seleccionadas. Una vez que aplique un filtro, verá una pequeña imagen de filtro junto al indicador de la columna correspondiente. Entonces, si olvida que tiene un filtro aplicado o no recuerda dónde lo configuró, esta es su señal.

Aplicar un filtro en Excel

El siguiente paso del proceso es aplicar un filtro. Si realmente desea reducir los datos, puede usar más de un filtro en el conjunto de datos, es decir, en más de una columna. Para los propósitos de este instructivo, nos quedaremos con un filtro.

Seleccione la flecha junto a la columna que desea filtrar. En la ventana emergente, notará que tiene opciones de clasificación en la parte superior. Así que tenga esto en cuenta también, si desea cambiar el orden de sus datos.

Puede filtrar por color, condición o valor. Veamos un ejemplo de cada uno.

Filtrar por color

Si usa una función como el formato condicional en Excel, un filtro de color es una herramienta excelente. Y puede optar por utilizar el color de una celda o el texto.

En este ejemplo, tenemos celdas resaltadas en nuestra hoja y queremos juntarlas todas para analizar los datos.

1. Selecciona el flecha de filtro para la columna.
2. Mueve tu cursor a Filtrar por color.
3. Elegir el filtro de color que desee utilizar en el menú emergente. Excel es lo suficientemente inteligente como para saber cuándo tiene colores de celda o texto en los datos que está filtrando.
4. Hacer clic Okay.

Filtrar por condición

Al igual que Excel sabe cuando usa colores, conoce los tipos de datos en su conjunto. Por lo tanto, puede filtrar por una condición para números, texto o fechas. Y el de esos tres que aparece en el menú corresponde al tipo de dato y las opciones de condición.

En este ejemplo, tenemos números (moneda) que queremos filtrar para ver más de cerca.

1. Selecciona el flecha de filtro para la columna.
2. Mueve tu cursor a NúmerosFiltros (o, filtros de fecha o filtros de texto según su tipo de datos).
3. Elegir el condición que desee utilizar en el menú emergente. Para los números, tiene opciones como Igual, Mayor que y Superior al promedio.
4. Dependiendo de la condición que elija en el Paso 3, es posible que vea una ventana emergente para ingresar detalles adicionales. Por ejemplo, si usa el filtro de números y elige Igual a como condición, ingresará el valor "igual a" en la ventana.
5. Hacer clic Okay.

Filtrar por valor

Uno de los filtros más rápidos de la lista es el valor. En la parte inferior de la ventana del filtro, verá todos los valores en esa columna de su conjunto de datos. Utilizar el casillas de verificación para seleccionar los valores para el filtro y haga clic en Okay.

Si el conjunto de datos contiene muchos valores, puede acelerar la búsqueda del que desea utilizando el Buscar cuadro directamente encima de él. Simplemente ingrese el número, la fecha o el texto y sus resultados se mostrarán con la casilla de ese elemento marcada. Hacer clic Okay para aplicar el filtro.

Quitar un filtro

Una vez que aplique un filtro en Excel, permanecerá hasta que lo elimine. Y puede eliminar un filtro de dos formas diferentes.

Si solo desea eliminar un filtro, haga clic en el flecha de filtro y seleccione Borrar filtro de [datos].

Si desea eliminar todos los filtros que ha aplicado a una hoja, diríjase a la Datos pestaña y apague el Filtrar botón.

Encuentre sus datos más rápido con filtros en Excel

Al usar filtros en Excel, puede detectar rápidamente los datos que desea. Ya sea que necesite datos para productos con cierto color, beneficiarios con una cantidad específica en dólares o fechas en las que ordenó artículos, los filtros en Excel pueden ayudarlo a encontrarlos rápidamente.

Si también está interesado en formas más rápidas de ingresar datos antes de analizarlos, consulte nuestros instructivos para usando autocompletar en Excel y crear un formulario de entrada de datos.

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