Su guía para compartir documentos en Word, Excel y PowerPoint

Cómo

PorSandy Writtenhouse

Ultima actualización en28 de octubre de 2020

Hay diferentes formas de compartir un documento creado en Microsoft Word, Excel y PowerPoint. Muchas veces simplemente colocamos el documento en un correo electrónico y lo enviamos en su camino. Pero existen otras opciones, como permitir que el destinatario lo edite o lo comparta como un tipo de archivo diferente, como un PDF.

Esta guía le muestra los métodos y las opciones para compartir un documento en Word, Excel y PowerPoint en Windows y Mac.

Compartir un documento en Windows

Los pasos para compartir un documento en las tres aplicaciones son básicamente los mismos en Windows. Lo que es diferente es que puede usar tipos de archivos especiales en cada uno. Para comenzar, siga estos pasos para compartir un documento en cualquiera de estas tres aplicaciones.

1. Haga clic en el
   Compartir en la parte superior derecha, encima de la cinta, o seleccione Archivo > Compartir del menú.
2. La primera vez que haga esto, verá una ventana emergente con un mensaje pidiéndole que cargue una copia del documento en OneDrive para compartirlo. Si desea colaborar o permitir la edición, utilice esta opción y elige una cuenta si tiene más de uno.
3. Selecciona el Cualquiera con el enlace puede editar Mantenga la casilla marcada para Permitir editar si quieres hacer exactamente eso.
4. Si tienes un Cuenta Premium OneDrive, opcionalmente puede establecer una fecha de vencimiento y una contraseña.
5. Hacer clic Aplicar.
6. Entrar a nombre o dirección de correo electrónico para cada destinatario e incluya un mensaje si lo desea.
7. Hacer clic Enviar para enviar el correo electrónico con su aplicación de correo electrónico predeterminada, Copiar link para obtener un enlace para compartirlo usted mismo, o panorama para crear un enlace que se pueda compartir y colocarlo en un correo electrónico de Outlook.

Alternativamente, puede adjuntar una copia del documento a un correo electrónico. Y puede elegir esta opción en su lugar, en cualquier momento a través del proceso de uso compartido anterior. En la parte inferior debajo Comparte una copia, elija Documento de Word, Libro de trabajo de Excel o Presentación de PowerPoint según la aplicación o elija enviarlo como PDF. Esto adjuntará el archivo a un correo electrónico listo para que lo complete y envíe.

Consejo para ahorrar tiempo: Si desea una forma rápida de compartir un documento de Word, Excel o PowerPoint en Windows, puede utilizar el menú Enviar a. Esto le permite elegir rápidamente un destinatario de fax o correo, una aplicación de comunicaciones u otro lugar que haya agregado. Haga clic con el botón derecho en el icono del archivo y vaya a Enviar a en el menú contextual.

Administrar el acceso a documentos en Windows

Si permite la edición en el paso 3 anterior y cambia de opinión más tarde, puede administrar el acceso para cada destinatario.

1. Haga clic en el Compartir en la parte superior derecha o seleccione Archivo > Compartir del menú.
2. En la parte superior de la ventana emergente, haga clic en Mas opciones (tres puntos) y luego Administrar el acceso.
3. Debajo del nombre o la dirección de correo electrónico del destinatario, haga clic en el Poder editar cuadro desplegable y elija una opción diferente de la lista.

También puede hacer clic en el enlace para compartir en la parte superior. Luego cópielo y péguelo a otra persona desde la ventana Administrar acceso si lo desea.

Compartir un documento en Mac

Los pasos para compartir documentos en Word, Excel o PowerPoint en Mac también son los mismos en las tres aplicaciones y similares a Windows.

1. Haga clic en el Compartir en la parte superior derecha, encima de la cinta, o seleccione Archivo > Compartir > Compartir desde la barra de menú.
2. La primera vez que lo comparta, se le pedirá que seleccione un Sitio. Elija una de sus cuentas de OneDrive y haga clic en Salvar. También puede ajustar el nombre del documento aquí.
3. Haga clic en el Compartir botón o Archivo > Compartir > Compartir desde la barra de menú nuevamente y verá sus opciones para compartir: Invitar a personas, Copiar vínculo y Enviar una copia.

Escoger Invitar a la gente si desea colaborar. Agregue los nombres o direcciones de correo electrónico, un mensaje opcional y marque la Poder editar caja para que puedan hacer cambios. Hacer clic Compartir.

Escoger Copiar link si desea compartir el enlace usted mismo. Elija cualquiera Sólo vista o Ver y editar ya que el enlace variará. A continuación, se copiará en su portapapeles para que lo pegue donde desee.

Escoger Enviar una copia para enviarlo por correo electrónico con su aplicación de correo electrónico predeterminada. Hacer clic Enviar como para elegir el tipo de archivo y haga clic en el Correo electrónico como archivo adjunto o Compartir para usar la hoja de compartir de Mac.

Al igual que en Windows, puede compartir una copia de su documento por correo electrónico en cualquier momento. Hacer clic Archivo > Compartir en la barra de menú y elija el tipo de archivo que le gustaría usar. Puede elegir entre el documento, libro de trabajo, presentación, HTML o PDF según la aplicación que esté utilizando. Se abrirá un correo electrónico con el documento adjunto listo para que lo complete y lo envíe.

Consejo para ahorrar tiempo: También puede compartir un documento rápidamente en macOS al igual que en Windows. Haga clic con el botón derecho en el icono del archivo y desplácese hasta Compartir. Verás las opciones para compartir de tu Mac, como Correo, Mensajes y AirDrop.

Administrar el acceso a documentos en Mac

Si permite la edición de su documento y cambia de opinión, también puede administrar el acceso para cada destinatario en Mac.

1. Haga clic en el Compartir en la parte superior derecha del documento.
2. En la parte inferior de la ventana emergente debajo Compartido con, haga clic con el botón derecho en el destinatario.
3. Elija una opción diferente de la lista.

¡Compartir es demostrar interés!

Hay todo tipo de razones para compartir un documento de Word, Excel o PowerPoint. Para permitir que otros hagan cambios o compartan como referencia, tiene opciones flexibles tanto en Windows como en Mac.

Y si está interesado, consulte cómo agregar una marca de agua a su documento de Word antes de compartirlo. Esto es útil para indicar cosas como confidencialidad o privacidad.

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