Cómo utilizar Autocompletar en Excel para ahorrar tiempo en la entrada de datos

Cómo

PorSandy Writtenhouse

Ultima actualización en15 de octubre de 2020

Cuando se trata de ingresar los datos en sus hojas de cálculo de Microsoft Excel, es probable que haya ocasiones en las que sea simplemente una tarea tediosa. Es posible que desee ingresar una serie de texto, números o fechas, lo que puede llevar mucho tiempo para hojas de cálculo grandes. Afortunadamente, Excel proporciona una característica maravillosa para ahorrarle tiempo llamada Autocompletar.

Con Autocompletar, puede completar automáticamente las celdas sin ingresar manualmente los datos en cada una. Aquí, le mostraremos exactamente cómo utilizar Autocompletar y ahorrar tiempo y energía con la entrada de datos.

¿Qué es Autocompletar en Excel?

En pocas palabras, Autocompletar en Excel lo ayuda a completar celdas en filas o columnas con datos basados ​​en las otras celdas. Puede llenar las celdas hacia abajo, hacia arriba o hacia abajo y los tipos de datos más comunes incluyen series de números, días, meses, años, fechas, horas y listas.

Por ejemplo, es posible que desee enumerar los meses del año en la primera columna. Puede escribir el primer mes con el que desea comenzar y simplemente arrastrar las celdas a continuación para agregar los próximos meses en orden.

Además, puede utilizar Autocompletar para formatear automáticamente las celdas de la misma forma que otras. Por ejemplo, tal vez use un color de relleno y texto en negrita para algunas de las celdas de una fila. Con Autocompletar, puede arrastrar todas las celdas para aplicar solo el formato, sin los datos.

Autocompletar una serie o lista de texto

Comenzando con nuestro ejemplo básico, aquí se explica cómo llenar una serie de meses en una columna.

1. Escriba el primer elemento en la serie de la celda. Aquí, ingresaremos enero.
2. Con la celda seleccionada, mueva el cursor a la esquina inferior derecha hasta que vea el Llene la manija (signo más negro) aparece.
3. Deten tu botón izquierdo del mouse y arrastre a través de las celdas restantes de la columna para completarlas automáticamente. Notará que mientras arrastra, se muestra un pequeño cuadro con los datos que se colocarán en cada celda.
4. Suelta el mouse cuando termines.

Llenar este tipo de series de texto es básicamente usando una lista en Excel; ya sea una lista de meses del año o días de la semana. Pero en Excel, también puede crear y Autocompletar listas personalizadas. Esto es útil si ingresa los mismos elementos una y otra vez en sus hojas. Podría ser una lista de productos, colores o incluso personas.

Si tiene listas personalizadas configuradas en Excel, use los mismos pasos de Autocompletar anteriores y su lista debe reconocerse y completarse correctamente mientras arrastra.

Autocompletar una serie de fechas

Muchas hojas de cálculo contienen fechas y, si está enumerando fechas para tareas diarias, por ejemplo, Excel puede ayudarlo a hacer el trabajo.

1. Ingrese la primera fecha en la celda.
2. Seleccione la celda y mueva el cursor a la esquina hasta que Llene la manija.
3. Deten tu boton izquierdo del raton, arrastre a través de las celdas restantes y suelte cuando termine.

Notará que Excel sabe aumentar el número del medio para la fecha, no el último número para el año. Y puede usar los mismos pasos para retroceder en el tiempo arrastrando hacia arriba o hacia la izquierda, dependiendo de cómo esté distribuida la hoja. Excel sabe cómo trabajar con fechas y cumple.

Autocompletar una serie con patrón

Ya puede ver que Excel es una herramienta inteligente. Entonces, cuando se trata de usar Autocompletar para una serie, puede reconocer patrones en una serie. Supongamos que tiene montos en dólares que aumentan en $ 50 para el seguimiento de ahorros.

1. Suma las dos primeras cantidades en la serie para que Excel pueda detectar el patrón.
2. Con ambas celdas seleccionadas, mueva el cursor a la esquina hasta que el Llene la manija.
3. Deten tu boton izquierdo del raton y arrastre a través de las celdas restantes, soltando cuando termine.

Otro ejemplo de una serie con patrones nos remonta a las fechas. Supongamos que desea completar las fechas en una columna que son el primero de cada mes.

1. Suma las dos primeras fechas en la serie para que Excel lo detecte como patrón.
2. Con ambas celdas seleccionadas, mueva el cursor a la esquina hasta que el Llene la manija.
3. Deten tu boton izquierdo del raton y arrastre a través de las celdas restantes, soltando cuando termine.

Fórmulas de Autocompletar

Si tu usar fórmulas simples en Excel como suma, promedio, máximo o mínimo, Autocompletar también puede ser útil para ellos. Tal vez tenga una hoja de cálculo con columnas de números o moneda y desee sumar al final de cada una. Este es un momento ideal para utilizar Autocompletar.

1. Seleccione la primera celda que contiene la fórmula.
2. Mueva el cursor para mostrar el Llene la manija.
3. Deten tu boton izquierdo del raton, arrastre a través de las celdas adyacentes y suelte.

Como puede ver en la captura de pantalla a continuación, copiamos la fórmula en las celdas a la derecha en esa misma fila y se copió correctamente.

Formato de Autocompletar

Otra característica conveniente de Autocompletar en Excel es la capacidad de completar el formato. Tal vez las celdas de su hoja de cálculo tengan un formato particular y desee llevar ese formato a las celdas adyacentes.

1. Seleccione la celda con el formato que desea copiar.
2. Mueva el cursor a la esquina hasta que vea el Llene la manija.
3. Esta vez sostenga su Botón derecho del mouse y arrastre por las celdas donde desea aplicar el formato.
4. Suelta el botón y verás aparecer un menú de acceso directo.
5. Escoger Rellenar solo formato.

Debería ver que esas celdas se transforman inmediatamente en el formato copiado.

Es posible que observe en ese menú de acceso directo otra opción de formato: Rellenar sin formatear. Esta es una opción conveniente si desea Autocompletar los datos de las celdas pero hacerlo sin copiar el formato. Por lo tanto, asegúrese de tener esto en cuenta y consulte nuestro tutorial para el formato condicional en Excel para conocer aún más formas de aplicar formato.

Autocompletar en Excel es un simple ahorro de tiempo

Cuando se trata de ingresar datos en una hoja de cálculo de Excel, cualquier forma en que pueda ahorrarse esa tediosa tarea no tiene precio. ¡Es por eso que Autocompletar en Excel es una característica tan excelente!

¡Háganos saber si funciona para usted! Puedes golpearnos en Gorjeo o Facebook con tus pensamientos.

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