Cómo trabajar con comentarios y notas en Excel

Cómo

PorSandy Writtenhouse

Ultima actualización en7 de octubre de 2020

Si hay una herramienta de productividad de Microsoft Office que necesita funciones de comentarios y notas, es Microsoft Excel. Ya sea que use Excel para la entrada de datos y análisis o seguimiento simple, para su equipo o para usted mismo; agregar notas para referencia, seguimiento o preguntas es útil, si no esencial.

Lo guiaremos a través del trabajo con comentarios y notas en Excel. Esto incluye agregar, editar, eliminar y más.

Comentarios versus notas y versiones de Excel

Puede que se pregunte cuál es la diferencia entre comentarios y notas en Excel o por qué solo ve uno de ellos.

Excel con Microsoft (Office) 365 utiliza comentarios y notas. Sin embargo, otras versiones como Excel 2019 y Excel 2016, use comentarios. Si bien esto no es particularmente confuso, lo que podría ser es cómo se usan.

Comentarios en Excel 365 se utilizan habitualmente al compartir documentos. Puede insertar un comentario que otros puedan leer y responder. Entonces, básicamente, puede tener una conversación sobre su hoja de cálculo o datos específicos en ella. Esto hace que los comentarios sean extremadamente útiles para entornos de equipo.

Notas en Excel 365 son diferentes a los comentarios en que son más como notas adhesivas. Puede adjuntar una nota a una celda y anotar algo de texto en ella como recordatorio, referencia o seguimiento.

Comentarios en Excel 2019 o similar funcionan como notas en Excel 365. Entonces, si desea esa "nota adhesiva" en una celda y está usando Excel 2019, usará comentarios, no notas.

Dicho todo esto, este tutorial le muestra cómo usar comentarios y notas en Excel 365, que ofrece ambos. Si está utilizando una versión de Excel que solo tiene comentarios, se le aplicarán las instrucciones de la nota.

Comentarios en Excel

Agregar un comentario a su hoja de cálculo de Excel es simple. Y también le mostraremos cómo responder a un comentario, editar o eliminar uno, ver todos los comentarios y resolverlos cuando ya no los necesite.

Añadir un comentario

Para agregar un comentario en Excel, puede:

• Botón derecho del ratón la celda y elige Nuevo comentario.
• Seleccione la celda, haga clic en el revisión pestaña y elija Nuevo comentario desde el Comentarios sección de la cinta.

Verás que tu nombre se muestra en el comentario automáticamente, al igual que otros que agreguen sus propios comentarios o respondan al tuyo. Ingrese su comentario y luego presione el Enviar botón.

Respuestas a comentarios

Si una persona con la que comparte su hoja con respuestas a su comentario, lo verá directamente debajo de su comentario inicial. Y para otros que respondan, cada uno se alineará para mantener todo el hilo unido.

Para responder a otro, simplemente escriba su mensaje en el Respuesta cuadro para ese hilo y haga clic en el Enviar botón.

Ver comentarios

Verá un indicador púrpura en la esquina superior derecha de cualquier celda que contenga un comentario. Para leer el comentario, simplemente coloque el cursor sobre la celda; no tienes que hacer clic en la celda.

También puede utilizar una práctica barra lateral para ver todos los comentarios en una hoja de cálculo o hilo. Ve a la revisión pestaña y haga clic en Mostrar comentarios en la cinta. Para ocultarlos todos a la vez, vuelva a hacer clic en Mostrar comentarios para anular la selección o haga clic en la X en la barra lateral para cerrarlo.

Para desplazarse por los comentarios de uno en uno, utilice el Comentario anterior y Siguiente comentario botones en el Comentarios sección de la revisión lengüeta.

Editar o eliminar respuestas y comentarios

Puede editar o eliminar tanto las respuestas como los comentarios. Estas dos opciones se muestran claramente debajo de cada comentario en el hilo.

Si hace clic en Editar, simplemente haga sus cambios y presione Salvar. Si hace clic en Eliminar, la respuesta se eliminará inmediatamente sin confirmación.

Para eliminar un hilo completo, use una de estas acciones:

• Haga clic en el Más acciones de subprocesos icono (tres puntos) en la parte superior derecha del hilo y elija Eliminar hilo.
• Haga clic en la celda que contiene el comentario y luego en el revisión pestaña, haga clic en el Eliminar botón en el Comentarios sección.
• Haga clic con el botón derecho en la celda que contiene el comentario y elija Eliminar comentario.

Resolver comentarios

Si termina con un hilo, puede usar la función Resolver. Esto básicamente cierra el hilo pero lo mantiene como referencia si lo necesita.

Haga clic en el Más acciones de subprocesos icono y seleccione Resolver hilo. Una vez que haga esto, el indicador morado permanecerá en la esquina de la celda y el comentario aparecerá atenuado. Tienes opciones para Reabrir o Eliminar un hilo después de resolverlo.

Notas en Excel

Si está listo para agregar una nota o dos a su hoja de cálculo de Excel, le mostraremos lo fácil que es. Luego, verá cómo ver, mostrar y ocultar, cambiar el tamaño, editar y eliminar notas.

Agrega una nota

Para agregar una nota en Excel, puede:

• Botón derecho del ratón la celda y elige Nueva nota.
• Seleccione la celda, haga clic en el revisión pestaña y elija Nueva nota desde el Notas sección de la cinta.

Notarás que tu nombre aparecerá en la nota automáticamente (como el autor). Puede retroceder para eliminar su nombre si lo prefiere. Luego, simplemente escriba su texto y luego haga clic fuera de la nota para guardarla y ocultarla.

Ver notas

Verá un triángulo rojo en la esquina superior derecha de cualquier celda que contenga una nota. Para leer la nota, simplemente coloque el cursor sobre la celda. Al igual que con los comentarios, no es necesario que haga clic en la celda.

Si desea ver las notas en una hoja de cálculo todas a la vez, diríjase al revisión pestaña y haga clic en Notas en la cinta. Seleccione Mostrar todas las notas. Para ocultarlos nuevamente, haga clic en Mostrar todas las notas para anular la selección.

También verá en el Notas sección de la revisión opciones de pestaña para Nota anterior y Nota siguiente. Al usar estas acciones, puede desplazarse por sus notas de una en una.

Mostrar u ocultar una nota

Tal vez haya una nota que desee mantener en la pantalla mientras trabaja. Puede utilizar la función Mostrar / Ocultar nota para mantener la nota mostrada.

Haga clic en la celda que contiene la nota y luego botón derecho del ratón o ve al revisión pestaña y haga clic en Notas. Seleccione Mostrar / Ocultar nota. Realice las mismas acciones para ocultar una nota cuando termine con ella.

Editar o eliminar una nota

Si necesita cambiar una nota, botón derecho del ratón o ve al revisión pestaña y haga clic en Notas. Seleccione Editar nota. Realice sus ediciones y luego haga clic fuera de la nota para guardar sus cambios.

Puede eliminar una nota por completo si ya no la necesita. Ya sea botón derecho del ratón o ve al revisión pestaña y haga clic en Notas. Seleccione Borrar nota. No recibirá un mensaje pidiéndole que confirme esta acción, así que asegúrese de que desea eliminarlo antes de eliminarlo.

Cambiar el tamaño o mover una nota

Cuando agrega una nota en Excel, aparece como un pequeño cuadrado cerca de la celda a la que está adjunta; sin embargo, puede cambiar esto. Seleccione Editar nota (sección anterior) y realice una de las siguientes acciones.

Para cambiar su tamaño, coloque el cursor en uno de los bordes. Cuando veas el flecha de dos caras, arrastre para cambiar su tamaño.

Para moverlo, coloque el cursor en uno de los bordes. Cuando veas el flecha de cuatro lados, arrastre la nota a su nueva ubicación.

Comentarios y notas en Excel

Los comentarios y las notas en Microsoft Excel facilitan el recuerdo, la referencia o el seguimiento de los datos de su hoja.

Para obtener ayuda adicional, consulte estos 10 consejos esenciales que todo usuario de Excel debe conocer!