10 consejos para crear una política de redes sociales para su empresa: examinador de redes sociales

Política. Puede ser una mala palabra, especialmente en las comunidades de redes sociales.

¿Por qué? Las políticas de redes sociales mal redactadas restringen, desalientan y amortiguan la participación en las redes sociales, exactamente opuesto de lo que quieren las empresas.

Sin embargo, excelentes políticas de redes sociales apoyan, protegen y potencian el compromiso de alta calidad. Se trata de empoderamiento y confianza.

Como escribe Beth Kanter, “La confianza es más barata que el control.”

Este artículo explicará en qué se diferencian las políticas de redes sociales de otras políticas y le brindará 10 consejos para ayudar a crear una política de redes sociales eficaz.

¿Por qué las políticas de redes sociales?

Las políticas de redes sociales son diferentes. En la mayoría de las políticas y procedimientos, documentamos lo que el personal debe hacer en determinadas situaciones: "Si esto sucede, hágalo". Para las redes sociales, no hay forma de saber exactamente qué situaciones pueden surgir.

- o en muchos casos - cómo el personal debe manejarlos mejor. Cada red social y cada relación es única y el entorno de las redes sociales cambia a diario.

Los riesgos son inciertos. Los tribunales están en el proceso de interpretar las leyes con respecto a las redes sociales. Hasta que el proceso de interpretación esté maduro, y esto llevará años – las organizaciones operan sin una guía definitiva. Los problemas que pueden surgir incluyen: confidencialidad del empleado y / o cliente, problemas de relaciones laborales, robo de marca, mala comunicación, spam, etc.

Dado un entorno incierto y riesgos poco claros, ¿cómo avanzamos?

Hay cientos de ejemplos de políticas de redes sociales en Internet. Si buscas un punto de partida seguro que encontrarás ideas aquí y aquí.

Sin embargo, para crear políticas que funcionen: realmente funcionan - debemos primero sentar las bases.

Aquí están 10 estrategias que puedes implementar hoy.

# 1: Reúna a su equipo

Una política de redes sociales no puede ser redactada por una sola persona. Debe ser exclusivo de su organización e idealmente debería incluir aportes de muchas personas diferentes con una variedad de habilidades.

Un enfoque de equipo garantiza que las áreas clave de riesgo se gestionen correctamente y que cualquier desafío futuro que pueda surgir se maneje adecuadamente.

Además del personal directamente involucrado en las redes sociales, los miembros potenciales del equipo pueden incluir: CEO, director de recursos humanos, TI director, director de marketing / desarrollo, director de programa / departamento, un abogado experto en redes sociales y al menos un nativo digital.

No se preocupe, no todos los miembros de este equipo deben conocer los detalles íntimos de sus actividades en las redes sociales. Piénselo de esta manera: si ocurriera una crisis, ¿qué información debe tener su equipo (sobre las medios y entornos legales, así como su organización y valores) con el fin de responder adecuadamente en las redes sociales. ¿medios de comunicación?

# 2: Centrarse en la creación de cultura

Las redes sociales son orgánicas. Cambia todos los días. No es probable que las políticas burocráticas tengan éxito. En cambio, queremos una cultura de innovación, intercambio de ideas, resolución de problemas y creatividad. Existe un vínculo directo entre la cultura organizacional interna y las políticas.. De hecho, las políticas que redactamos dan forma a nuestra cultura.

Mientras escribe sus políticas, incluir procesos que refuercen una cultura de evaluación y aprendizaje. Aquí hay algunas preguntas para considerar:

• OMS está en tu equipo de redes sociales?
• Con qué frecuencia se encuentran
• Como son problemas / desafíos manejados y por quien?
• Cómo documentar el aprendizaje en grupo?
• Como vamos a evaluar nuestros éxitos y aprender de nuestros fracasos?

En sus políticas, puede reconocer los valores culturales de las redes sociales de transparencia, coherencia, conexión, creatividad y rapidez. Con estos valores en mente, construir procesos que enfatizan la capacitación, el apoyo y la evaluación.

Si el concepto de cultura de las redes sociales es nuevo para usted, consulte el 26 estadísticas prometedoras de redes sociales para pequeñas empresas. Ofrece una excelente descripción general del panorama de las redes sociales y por qué afectan a las empresas.

# 3: Considere las ramificaciones legales, incluida la Junta Nacional de Revisión de Relaciones Laborales (NLRB)

Muchos de los casos judiciales que surgen sobre las redes sociales son cuestiones de relaciones laborales. La Ley Nacional de Relaciones Laborales (NLRA) se promulgó principalmente para proteger los derechos de los empleados a organizarse.

Tradicionalmente, la organización de los empleados se realizaba en persona o por teléfono. Con la llegada de las redes sociales, también se lleva a cabo en línea. No importa si los empleados están sindicados o no; tienen derecho a discutir las condiciones de empleo con sus compañeros de trabajo.

Esto significa que incluso una conversación casual en Facebook sobre las condiciones de trabajo puede estar protegida por la NLRA. Cada situación es diferente, pero la conclusión es la siguiente: Tenga mucho cuidado al decirles a los empleados lo que pueden y no pueden hacer en sus propios sitios de redes sociales personales.. Este lenguaje puede resultar contraproducente rápidamente.

En agosto de 2011, el NLRB emitió un memo en 14 de estos casos. Este memo proporcionó explicaciones de los casos, así como el razonamiento detrás de las decisiones tomadas. Recomiendo encarecidamente que los empleadores lea esta nota y compártala con todos los miembros del equipo de redes sociales.

# 4: Separe las políticas generales de las pautas específicas del sitio

El panorama de las redes sociales cambia todos los días. Si sus políticas se centran estrictamente en un sitio de redes sociales específico, quedarán obsoletas con bastante rapidez. En general, la política debe centrarse en el panorama general: quién hace qué (funciones y responsabilidades), una descripción general de cómo pueden o no pueden hacerlo (cumplimiento legal y marca, por ejemplo) y por qué lo hacemos en absoluto (propósito y valores).

Se pueden crear pautas escritas separadas para registrar los detalles específicos de un determinado sitio de redes sociales. Estas pautas ayudan enormemente en el caso de la rotación de personal. El proceso de La redacción de directrices también ayuda al personal a comprender y explicar mejor lo que están haciendo y cómo.

# 5: No reinvente la rueda

Es probable que ya tenga implementadas muchas políticas internas que se aplican a las actividades de las redes sociales. Esto incluye políticas sobre privacidad, consentimiento de fotografías, uso de Internet, uso de teléfonos celulares y muchos otros.

Usted puede hacer referencia a estas políticas en sus políticas de redes sociales, prestando especial atención a las diferencias en la aplicación que puedan ser necesarias con las redes sociales.

Por ejemplo, es posible que la política de uso de su teléfono celular no discuta actualmente el uso de fotos de las cámaras de los teléfonos celulares. Gracias a geoetiquetado, las fotos tomadas con teléfonos celulares contienen casi universalmente codificación digital que delata su ubicación exacta en la fecha y hora de la foto. Si subes una foto tomada con la cámara de un teléfono celular a tus sitios de redes sociales, es posible que estés dando más información de la necesaria.

Una política de redes sociales podría tener esto en cuenta al exigir al personal que utilizar software para eliminar la información de geoetiquetado de las fotos antes de que se publiquen.

# 6: Incluya regulaciones externas

La mayoría de las regulaciones legales (incluidas HIPAA, FERPA, empleo justo, etc.) están vigentes tanto en línea como fuera de línea. Utilice las políticas de redes sociales para recordar a los empleados que se deben cumplir estas regulaciones.. Donde sea posible, Dé ejemplos explícitos de qué tipos de comportamiento no son aceptables.

P.D.: Este es un buen momento para pensar detenidamente en su capacitación sobre cumplimiento corporativo. Las redes sociales están afectando casi todos los aspectos de nuestras vidas y negocios. Si su capacitación sobre privacidad, confidencialidad, marca, etc., actualmente no discute las redes sociales, es hora de incluirla.

# 7: Cree dos políticas

Se considera una buena práctica tener dos políticas de redes sociales: una para los empleados que usan las redes sociales para su trabajo y otra para los empleados que usan las redes sociales en sus vidas personales.

La primera política, centrada en las actividades relacionadas con el trabajo, debería cubre todo lo que hemos estado discutiendo aquí: definir a tu equipo, articular roles y responsabilidades, pautas de branding y tener claro qué políticas internas y externas deben cumplirse.

La segunda política, centrada en los empleados que utilizan las redes sociales en sus vidas personales, debería dar a los empleados información sobre lo que pueden y no pueden decir sobre su empresa en su sitio personal.

Algunas organizaciones, incluidas las organizaciones militares y de atención médica, querrán Sea muy específico sobre lo que los empleados no pueden compartir en línea..

Por ejemplo, los secretos comerciales, la información del cliente e incluso el paradero de los empleados pueden mantenerse estrictamente confidenciales. Otras organizaciones querrán animar a los empleados a actuar como embajadores de la marca. Algunos incluso llegan a brindar orientación sobre cómo hablar sobre la empresa en línea. Sin embargo, le gustaría que sus empleados discutir (o no discutir) su empresa en línea, brindarles orientación.

Dos palabras de advertencia: 1) Es peligroso exigir a los empleados que utilicen sus propias cuentas de redes sociales personales para conectarse con su empresa en línea. Pueden optar por hacerlo, pero que esa sea su elección. Lo último que quiere cualquier gerente es aprender más sobre la vida privada de un empleado de lo que necesita saber. 2) Antes de escribir la política, vuelva a leer el consejo n. ° 3 y el memorando de la Junta Nacional de Revisión de Relaciones Laborales. Puede ahorrarle muchos dolores de cabeza en el futuro.

# 8: enfatice la educación

Los límites entre nuestra vida personal y profesional se están difuminando. La mayoría de los empleados no se han dado cuenta por completo de los desafíos que pueden surgir como resultado de la disminución de la privacidad. El viejo dicho era "Lo que pasa en Las Vegas se queda en Las Vegas." Hoy, una declaración más precisa es, "Lo que sucede en Las Vegas, se queda en Facebook".

Al leer los casos judiciales que surgen sobre las redes sociales, me parece que muchos de los casos surgen por ignorancia, no por malicia, por parte del empleado. Muchos empleados no han pensado completamente en las consecuencias de su comportamiento cibernético. Al brindar educación sobre seguridad cibernética a su personal, los empleadores están previniendo problemas antes de que comiencen.

Así como tiene dos políticas, una para las actividades relacionadas con el trabajo y otra para los empleados que utilizan las redes sociales en su vida personal, la educación de los empleados también puede tomar dos vías:

• Brindar capacitación relacionada con el trabajo al personal involucrado en las redes sociales en nombre de la organización. La capacitación continua y regular ayuda a mantener actualizada la organización y brinda al personal la oportunidad de establecer contactos con otros en el campo.
• Eduque a todo el personal sobre la seguridad en Internet. Esta educación puede incluir cómo protegernos de los delitos cibernéticos y cómo establecer y proteger nuestra reputación en línea.

Cuando se trata de comportamiento cibernético responsable, los empleadores tienen una oportunidad única de educar en lugar de exigir. Este compromiso demuestra respeto por los empleados. Los empleados se sienten valorados, confiables e inspirados. Todos se benefician.

# 9: Pídale a un abogado que revise la política

El asesoramiento legal es fundamental. Es fácil dar un paso en falso, especialmente en las áreas de relaciones laborales. Asegúrese pregunte a un abogado que tenga experiencia en el área - Su amigo abogado fiscal no será de mucha ayuda.

La revisión legal puede ser costosa; sin embargo, una demanda sería exponencialmente más costosa.

# 10: No dejes que acumule polvo

El entorno cibernético cambia con frecuencia. Las políticas de redes sociales deben revisarse al menos cada seis meses.. Deje que todos los miembros del equipo revisen la política por separado y luego juntos.

Pregúntense, ¿sigue siendo relevante? ¿Nos ayuda esto a hacer nuestro trabajo? ¿Cómo ha cambiado el entorno de las redes sociales recientemente? ¿Existen actualizaciones legales que se apliquen?

Las políticas de redes sociales no son la parte más emocionante de las redes sociales; sin embargo, si se desarrollan bien, pueden apoyar, empoderar e involucrar al personal, ya que ellos a su vez involucran a sus clientes.

¿Cuáles son tus pensamientos? ¿Cuál es su mejor consejo para una empresa que escribe una política de redes sociales? Deje sus preguntas y comentarios en el cuadro a continuación.