Cómo configurar un flujo de trabajo de Instagram DM: examinador de redes sociales

¿Se pregunta cómo administrar mejor todos los mensajes directos (DM) de Instagram que recibe? ¿Quiere usar DM para conectarse con seguidores y clientes?

En este artículo, aprenderá cómo configurar un flujo de trabajo de DM de Instagram que le permite administrar de manera profesional y exitosa los mensajes directos para empresas.

# 1: Determine el tono para las respuestas de DM de Instagram

Mucha gente piensa que el impacto de una marca ocurre durante la conversación de un cliente con una empresa, pero en realidad es el sentimiento residual que la gente siente lo que define quién eres como marca. Por eso es importante hable con su equipo sobre cómo quiere que se sientan las personas después de haber interactuado con sus empleados de cara al cliente.

Si desea dejar a los clientes con una impresión de profesionalismo, puede dirigirlos a una dirección de correo electrónico para continuar una conversación formalmente. Esto funcionaría perfectamente si necesita involucrar a otras personas en la conversación o reconocer oficialmente una queja.

Si desea que la gente piense que su marca es amigable y divertida, puede responder la pregunta de un cliente con emojis, coloquialismos, GIF o alguna charla divertida. Asegúrese de que todos los que manejan sus mensajes directos de Instagram (y su negocio en general) conozcan y comprendan la impresión que desea dejar.

Esto es lo que hemos pegado en un cartel en nuestra oficina: “Imagina que estás sentado en un bar en la azotea al anochecer tomando un cóctel y una risa con tu mejor amigo. Estás explicando cómo usar Instagram debajo de un árbol cubierto de luces de colores. Eres un profesor alentador, peculiar, atento y servicial, y no muy convencional ".

Si ya ha estado en Instagram por un tiempo, revisar los conceptos básicos puede restablecerlo para lograr un mayor éxito con los mensajes directos.

# 2: establezca un flujo de trabajo de DM en Instagram

Con un equipo más pequeño de solo unas pocas personas, puede probar varias opciones para compartir su bandeja de entrada de Instagram. Por ejemplo:

• Una persona cubre los días laborables y otra cubre el fin de semana.
• Divida la semana por la mitad y haga que cada persona maneje una pieza.
• Asigne días de la semana a diferentes personas para administrar todos los mensajes directos de Instagram.

A medida que su negocio, equipo y DM crezcan, deberá implementar un flujo de trabajo más estricto para administrar su bandeja de entrada. Una táctica que puede ayudar es usar el sistema de banderas de Instagram.

Si está esperando la respuesta de un cliente o necesita ayuda de otro miembro del equipo antes de responder, use una bandera. Sé que es popular mantener los elementos marcados como "no leídos", pero cuando compartes una cuenta o ejecutas la cuenta de un cliente, no es raro que alguien se cuele para ver qué está sucediendo y accidentalmente se olvide de marcar el mensaje como no leído otra vez. Una bandera lo mantiene limpio para todos.

A continuación, le mostramos cómo utilizar un sistema de banderas para sus mensajes directos de Instagram. Para marcar una conversación, abre la conversación de DM y toca el icono de la bandera.

Para encontrar las conversaciones que marcó, navega a tu bandeja de entrada de Instagram. Luego toque el icono a la derecha del cuadro de búsqueda y seleccione Marcado en el menú emergente. Los mensajes marcados tienen un triángulo naranja en la esquina superior derecha.

Hay muchas formas de administrar los mensajes en su bandeja de entrada de Instagram. Es posible que usted y su equipo quieran probar diferentes técnicas para ver cuál funciona mejor para usted.

Si no se puede responder algo dentro de la bandeja de entrada o si necesita más tiempo para investigar, pedirle al usuario una dirección de correo electrónico para que pueda asignar un ticket de solución de problemas en su nombre. Hágales saber que los actualizará lo antes posible.. Los usuarios pueden ver si ha leído su mensaje, por lo que es importante reconocer que los han escuchado y que necesita un poco más de tiempo para investigar.

Recuerde, es responsabilidad del equipo asegurarse de que estos mensajes directos se borren de la bandeja de entrada y se resuelvan.

# 3: Establecer un tiempo de acuerdo de nivel de servicio (SLA)

Las redes sociales se están convirtiendo cada vez más en un mundo de gratificación instantánea. Afortunadamente, la mayoría de la gente todavía entiende que es imposible para las empresas sentarse en Instagram todo el día para responder preguntas de inmediato.

Es fundamental para su empresa tener un SLA y cumplirlo. Recomiendo no tomar más de 6-10 horas para responder a un DM en Instagram (aquí es donde ayuda tener un equipo). Por supuesto, la rapidez con la que responda puede depender del tipo de solicitud.

Si un usuario está listo para comprar, pero primero debe hacer una pregunta rápida, es mejor responder de inmediato para capitalizar las compras impulsivas. Pero si un usuario tiene un problema que no se ha resuelto, acceder a él dentro de un período de tiempo razonable reduce el riesgo de recibir malas críticas o de que lo llamen públicamente en foros o redes sociales. También te da la oportunidad de cambiar la experiencia y crear un fan fiel.

Desafortunadamente, más rápido puede ser mejor. Creo firmemente que tú eliges cómo llevar tu día; tu día no te corre. Asignar tiempos en el calendario para comprobar los mensajes directos para que no se distraiga ni se olvide.

# 4: Cura elementos de respuesta listos para usar

Una vez que su equipo comprenda su responsabilidad en la administración de sus mensajes directos de Instagram, debe brindarles las herramientas para hacer su trabajo de la manera más efectiva y rápida posible. Aquí hay algunas cosas para incluir en su kit de herramientas de Instagram DM.

Cotizaciones de marca

Deletrea dichos extravagantes comunes en la voz de tu marca. Puede usar "¡Ay!" cuando algo no ha salido según lo planeado.

¡GIF, GIF y más GIF!

En lugar de seleccionar el GIF que puedes usar dentro de tu bandeja de entrada de Instagram, aclarar qué tipos de GIF no desea utilizar. Si desea que sus mensajes tomen el tono de una conversación con un amigo, puede usar reacciones faciales expresivas y destellos, pero no GIF de personas que se caen y se lastiman.

Emojis de marca

Elija 10 o más emojis que se ajusten a su marca y utilícelos de manera constante en todas sus publicaciones, cuentos, subtítulos y DM. Tenga en cuenta el sentimiento que crean los emojis, la diversidad de emojis de personas que selecciona y la frecuencia de uso. Todos estos factores pueden fortalecer el mensaje de su marca.

Si tienes claro cómo quieres que aparezca tu marca en el exterior, tu equipo, tu marca y tu página de Instagram tienen la mejor oportunidad de ser siempre encantadores.

Respuestas rápidas

los Respuestas rápidas de Instagram función le permite configurar respuestas predefinidas para preguntas frecuentes a través de DM de Instagram. La clave es hacer que estos mensajes suenen humanos, no como si acabaras de copiar y pegar el mensaje. Los usuarios quieren ser tratados de manera personal y, por lo general, pueden oler una respuesta de copiar / pegar a una milla de distancia. Agregar algo de personalización (como un nombre) a sus respuestas rápidas será de ayuda.

Para utilizar esta función, abre tu Perfil comercial de Instagram y toca el ícono en la esquina superior derecha (con las tres líneas). Luego toque Configuración en la parte inferior del menú emergente.

Desplácese hacia abajo hasta Configuración comercial y toque en Respuestas rápidas.

Luego toque en Nueva respuesta rápida.

Ahora escribe tu mensaje y ingrese un nombre de acceso directo / palabra clave que desea utilizar para la respuesta.

Cuando hayas terminado, toca Listo y su respuesta se agregará a su lista de respuestas rápidas con el nombre del acceso directo.

Conclusión

Administrar la bandeja de entrada de Instagram de su empresa puede ser un desafío. Si no está al tanto, puede hacer que los clientes potenciales se sientan ignorados, no escuchados y decepcionados con la experiencia de interactuar con su marca.

Ya sea que esté administrando sus mensajes directos de Instagram usted mismo, con un equipo o subcontratando la tarea, necesita un plan sólido para asegurarse de que se presenta como una empresa de clase mundial en Instagram.

Cuanto más publiques en Instagram, más mensajes directos recibirás. En lugar de ignorarlos, sentirse ansioso o pasarlos por alto, seguir estos pasos lo ayudará Configure un flujo de trabajo para administrarlos mientras crea fanáticos entusiastas (y clientes más activos) en el proceso.

¿Qué piensas? ¿Cuál es tu estilo de gestión de DM de Instagram? ¿Tiene alguna técnica para agregar a esta lista? Comparta sus pensamientos en los comentarios a continuación.

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