Cómo redactar una política de redes sociales para empoderar a los empleados: examinador de redes sociales

¿Su empresa tiene una política de redes sociales?

¿Los empleados están confundidos acerca de lo que pueden y no pueden publicar?

Las políticas de redes sociales deben cumplir con los requisitos legales y de la empresa, pero deben incluir oportunidades abiertas para que los empleados apoyen sus esfuerzos en las redes sociales.

En este artículo vas a Descubra cómo crear una política de redes sociales que desate la participación de los empleados..

¿Por qué una política de redes sociales?

Las investigaciones muestran que la mayoría de los empleados están dispuestos a compartir información de la empresa; simplemente no están seguros de qué compartir porque no quieren meterse en problemas.

Una política de redes sociales constructiva en toda la empresa responder preguntas y animar a los empleados a agregar apoyo en las redes sociales cuando sea posible.

El objetivo de este artículo es ayudarlo a desarrollar una política que sea acogedora, no abrumadora. Aquí hay nueve componentes de una política de redes sociales eficaz y empoderadora.

# 1: Considere la cultura corporativa

Su cultura corporativa se ha construido a lo largo de los años. Define creencias, comportamientos y expectativas de la empresa. Tenga esto en cuenta mientras se prepara para escribir (o reescribir) una política de redes sociales.

Descubra qué otras políticas de la empresa (por ejemplo, recursos humanos y TI) pueden superponerse con sus nuevos esfuerzos en las redes sociales.

Ya sea que esas políticas existentes cubran información confidencial, acoso, tecnología, mantenimiento de registros u otras actividades, asegúrese de saber cuáles se espera que integre en los principios de las redes sociales.

La pregunta ahora es ¿cómo planea incorporar esas políticas (posiblemente estrictas) con una nueva política destinada a fomentar una mayor participación de los empleados en las redes sociales?

Las expectativas existentes de la empresa deben trasladarse a la nueva política para evitar confusiones, compartir en exceso y riesgos de la empresa.

# 2: Obtenga participación ejecutiva y departamental

Organice una reunión e invite a las principales partes interesadas dentro de su organización y delegados de los departamentos necesarios. Como mínimo, asegúrese de contar con representantes de recursos humanos, legal, comunicaciones y tecnología de la información.

Durante la reunión, discutir el proceso de aprobación y redacción de políticas. Enfatizar el potencial de los empleados socialmente activos.—La importancia de compartir anuncios y lanzamientos de productos, la posibilidad de escuchar y participar en primera línea y compartir anuncios de contratación.

Vuelva a enfatizar sus puntos compartiendo historias de éxito de empresas con empleados socialmente empoderados como Dell, Cisco u otros relacionados con su nicho.

# 3: Determine el alcance

Una política bien redactada comienza con un plan firme. La definición del alcance de su política de redes sociales guía todo el proceso y cualquier cambio posterior.

Responda estas preguntas: ¿Quiere la empresa políticas múltiples para abordar varios departamentos y redes? una política detallada combinada; o una política general para aplicar a la empresa en su conjunto?

Mientras decides, tenga en cuenta que la política que está escribiendo es para "empleados generales. " Debe haber una política separada que se aplique únicamente al equipo de redes sociales (con un margen de maniobra adicional, ya que están a cargo de los proyectos). La política del equipo de redes sociales debe incluir al menos una guía de estilo, un libro de jugadas y una estrategia interna.

Puede dejar estas disposiciones especiales fuera de su política general para que sea breve.

# 4: Investigar las leyes estatales y federales

Explorar cómo las leyes estatales y federales afectan la política de redes sociales de su empresa lleva tiempo, pero es imperativo. No quiere ser multado por no cumplir con la ley.

Investigue la NLRB y otras leyes laborales federales que pueden proteger las publicaciones en las redes sociales. La Comisión Federal de Comercio tiene reglas sobre cómo hacer divulgaciones para respaldos, reseñas y otras situaciones en las que se realiza un producto o pago por menciones sociales. Otras leyes prohibir cláusulas de no menosprecio en los contratos de clientes en línea.

Esté atento a las preocupaciones de sus partes interesadas y jefes de departamento. Por ejemplo, a medida que algunas empresas desarrollan políticas de redes sociales, afirman que necesitan acceso a los nombres de usuario y contraseñas de las redes sociales personales de los empleados para garantizar que se mantenga la confidencialidad de la empresa.

Dieciocho estados han promulgado leyes que prohíben a los empleadores solicitar nombres de usuario o contraseñas: Maine y Wisconsin (2014); Arkansas, Colorado, Illinois, Nevada, Nueva Jersey, Nuevo México, Oregón, Utah, Vermont y Washington (2013); California, Delaware, Illinois, Maryland, Michigan y Nueva Jersey (2012).

La Conferencia Nacional de Legislaturas Estatales tiene algunos de los mejores detalles sobre los estados que promulgan y consideran estas leyes. La Junta Nacional de Relaciones Laborales “Protege los derechos de los empleados a actuar juntos para abordar las condiciones en el trabajo, con o sin sindicato, incluidas las discusiones en las redes sociales para tales fines”.

En breve, asegúrese de hablar con su departamento legal para asegurarse de no infringir los derechos de los empleados.

# 5: Aclarar las reglas de la política

Tu objetivo, por supuesto, es capacitar a los empleados para que sean activos en las redes sociales canales y apoyar a la empresa de manera positiva. A medida que avanza, es posible que los empleados a menudo estén dispuestos a ayudar a compartir información de la empresa, pero es posible que no sepan qué compartir o cómo.

Usted puede Ayúdelos aclarando problemas conocidos y haciéndoles preguntas adicionales sobre las redes sociales..

El crowdsourcing de esas preguntas asegura que todos estén en la misma página. Por ejemplo, puede pensar que los empleados tienen preguntas sobre si deben compartir páginas web en particular, cuando en realidad tienen preguntas más básicas: ¿les debería gustar la página de Facebook de la empresa? ¿Puede la empresa ver o ordenar sus publicaciones personales?

Responda las preguntas más comunes en su documento.

# 6: Abordar el uso profesional y personal

Hay una serie de preguntas a considerar con respecto al uso profesional y personal de las redes sociales. ¿Cuándo pueden los empleados utilizar las redes sociales durante la jornada laboral? ¿Se les permite publicar actualizaciones personales durante el horario comercial (por ejemplo, durante el almuerzo o en un descanso)?

Definir el grado de uso aceptable de las redes sociales en la oficina.. Algunas empresas tienen políticas duales basadas en el tipo de empleado; por ejemplo, los profesionales administrativos y de back-office pueden utilizar las redes sociales durante el horario comercial, pero los empleados por horas no.

Los departamentos directamente involucrados con el marketing de redes sociales deben tener disposiciones que les permitan acceder a los canales de redes sociales según sea necesario.

Abordar si los empleados deben revelar su asociación con la empresa al publicar información de la empresa.. Incluir estándares de publicación aceptables para personas que podrían representar a su empresa en las redes sociales.

Fomente las actualizaciones personales adecuadas (fuera del horario de atención) al incluir referencias de la empresa. Recuerde, no puede regular lo que hacen los empleados en su tiempo libre, pero puede hacer sugerencias.

# 7: Sea breve

Hasta ahora, ha consultado con actores clave; investigó la política de la empresa, las leyes estatales y federales; recopiladas preguntas de los empleados; y pautas establecidas para el uso de las redes sociales durante el horario comercial.

Esa cantidad de información fácilmente podría llenar una carpeta o dos. Para su política extensa, está bien, y debe tener una copia en los departamentos correspondientes.

Sin embargo, si distribuye esa política integral a los empleados, es poco probable que la lean; terminará en un estante en algún lugar acumulando polvo.

Más importante aún, si las pautas de las redes sociales tienen más de dos páginas, la mayoría de los empleados probablemente estarán confundidos y será menos probable que participen en los esfuerzos de la empresa en las redes sociales.

Destilar el más grande política en pautas breves y fáciles de entender. De hecho, Ford tiene una sola página que cubre las partes mas importantes de su política general.

KPG creó un video de cuatro minutos que explica sus pautas de redes sociales. Los primeros dos minutos familiarizan a los empleados con las redes sociales y cómo se utilizan para la comunicación importante con los clientes. En la marca de las 2:30, explican sucintamente cómo representar a la empresa en esos canales.

Mi consejo para reducir el tamaño de su póliza: en lugar de incluir reglas específicas sobre confidencialidad, acoso o otras áreas ya cubiertas por las políticas existentes, menciónelas brevemente y anime a los empleados a leer esas políticas por separado.

Evite las reglas complejas para que los empleados tengan poder en lugar de confundirse.

# 8: Capacite a los empleados

Incluso después de distribuir una versión corta de sus pautas de redes sociales, deberá tómese el tiempo para capacitar a los empleados.

Ese entrenamiento indudablemente incluir discusiones francas sobre limitaciones. Rompe cualquier negatividad percibida al incluir elementos inspiradores y empoderadores.

Haga que las redes sociales sean relevantes para los empleados explicándoles que realmente son buenas para los negocios: Ayuda a acelerar los ciclos de ventas y a aumentar las tasas de cierre. Es posible que los empleados no se den cuenta de que el usuario promedio de Facebook tiene 40 años, no 14 años.

Incluir estos elementos ayuda a motivar a los empleados a comenzar en las redes sociales.

# 9: Lanzar la política de redes sociales

¿Te gusta el pastel? Por supuesto, todo el mundo lo hace. Organice una fiesta de lanzamiento de políticas de redes sociales para entusiasmar a la gente y crear conciencia sobre su enfoque renovado en el compromiso de los empleados.

Entregue premios a las personas que ya participan en redes sociales.. Usted puede incluso gamificar la participación creando un rastreador de redes sociales en la Intranet. Reconozca a las principales estrellas de las redes sociales en los correos electrónicos de la empresa o envíe premios (si tiene el presupuesto).

Si tu hazlo divertido, la gente querrá participar!

A ti

Elaborar una política de redes sociales que cumpla con las limitaciones legales y de la empresa, que empodere a los empleados y sea breve y agradable es toda una empresa.

Gestionar su desarrollo requiere escuchar a varios contribuyentes y resumir las partes importantes en un política breve y de fácil comprensión que reduce el riesgo para la empresa y brinda a los empleados la libertad de empresa.

La nueva política puede ser un grito de guerra para ayudar a los empleados de toda la organización a comprender las redes sociales, aumentar la actividad y ayudar a crear una empresa más activa socialmente.

¿Qué piensas? ¿Ha creado una política de redes sociales para la empresa? ¿Qué elementos incluiste? ¡Háganos saber en los comentarios a continuación!