¿Qué son los archivos PST de Outlook y por qué usarlos... o no?

Casi TODOS con los que hablo en el trabajo se quejan del tamaño de su cuenta de correo electrónico corporativo. Normalmente no es un problema (pero la gente todavía se queja) porque cuando un buzón se acerca al límite, la mayoría los servidores de correo electrónico (como Microsoft Exchange) avisarán al usuario para que pueda limpiar el buzón antes de servidor hace cumplir sus límites de tamaño al restringir el envío / recepción del servidor.

Ahora, todo está bien hasta que... te vas de vacaciones por unos días, esas advertencias de tamaño de correo electrónico van y vienen, y luego KABOOM !!! Su buzón está LLENO y ya no puede enviar / recibir el correo electrónico desde su teléfono móvil o incluso OWA (Outlook Web Access). He recibido la llamada un millón de veces. Mi iPhone no puede enviar correos electrónicos, ¡ayuda!

• ¿Entonces lo que hay que hacer?
• ¿Hay alguna solución para estos buzones de tamaño insuficiente?
• ¿Qué debo hacer antes de irme de vacaciones?

Ahora te presento a los infames (según IT) Archivo PST de Outlook.

¿Qué son los archivos .PST de Outlook?

• Los archivos de datos de Outlook o los archivos .PST de Microsoft Outlook (como son más conocidos) se pueden crear usando Microsoft Outlook para mover o copiar correos electrónicos y archivos adjuntos de su cuenta de buzón del servidor a su local ORDENADOR PERSONAL. Básicamente, es un archivo local de archivo o almacenamiento que crea para almacenar correo electrónico y archivos adjuntos en el disco duro, unidad USB o servidor compartido de su computadora (dependiendo de dónde lo cree y almacene).

¿Cuánto puede almacenar en archivos .PST de Outlook?

• Antes de Outlook 2003/2007, los archivos .PST solo podían almacenar 2 Gigabytes de correo electrónico y archivos adjuntos. Con Outlook 2003 y Outlook 2007, el formato cambió permitiendo que los archivos .PST crezcan según sea necesario a más de 20 Gigabytes de tamaño, a menos que el valor predeterminado la configuración se modifica.
• Honestamente, no dejes que obtengan 20 conciertos. Es un mucho mejor idea para mantener sus archivos .PST no más grandes que unos pocos conciertos. Si necesita más espacio de almacenamiento, cree un nuevo archivo .PST en lugar de crear enorme .PST archivos. Cuanto más grandes sean los archivos .PST, mayores serán las posibilidades de corrupción y pérdida de datos (más difícil será hacer una copia de seguridad de los chicos malos). Puede adjuntar tantos .PST archivos a su cliente de Outlook según lo necesite, así que simplemente separe su correo electrónico lógicamente en varios archivos .PST si necesita almacenar más de unos pocos GIG de viejos correo electrónico.
• SUGERENCIA: si está utilizando archivos .PST para archivar correos electrónicos antiguos, comprímalos después de copiar todos los datos antiguos en ellos. El correo electrónico generalmente es solo texto, por lo que se comprime MUY bien.

¿Cómo puedo crear archivos .PST de Outlook?

• Es FÁCIL, aquí hay algunas guías para Outlook 2007, 2013 y 2016.

¿Por qué usar / crear archivos .PST? Beneficios?

Tamaño de buzón

• ¿Recuerdas el primer párrafo de este artículo? La mayoría de los administradores de correo electrónico limitan el tamaño de los buzones corporativos. Cuanto más grande es el buzón, más espacio en el disco necesitan, más necesitan hacer copias de seguridad Y más tiempo necesitan para realizar esas copias de seguridad.
• Si es un paquete de correo electrónico (como yo), un buzón de 200 Megabytes simplemente no lo cortará. Ahí es donde entran los archivos .PST. Simplemente cree un archivo .PST y arrastre y suelte su correo electrónico. Funcionan como una carpeta de buzón normal en Outlook. Arrastrar y soltar. ¡Es simple! Foro>.
• Las últimas versiones de Windows Search indexan su buzón Y todos los archivos .PST locales (configurables) que permiten un acceso casi instantáneo a todos los correos electrónicos a través de las funciones de búsqueda integradas en Microsoft Panorama.

Copia de seguridad y recuperación ante desastres

• Si no tiene (o no confía) en un administrador de correo electrónico que regularmente realice copias de seguridad de su servidor de correo electrónico, luego copie su correo electrónico (sí, no necesita MOVER correo a archivos .PST, también puede copiarlo) a un archivo .PST local es un método rápido y fácil para garantizar que su correo electrónico sea recuperable en un servidor DR guión.

Portabilidad

• Los archivos .PST hacen que el correo electrónico sea portátil. Por ejemplo, supongamos que desea mover el correo electrónico de un buzón a otro. Por ejemplo, quizás estás cambiando de trabajo y quieres traer algún correo electrónico antiguo. O tal vez está cambiando de proveedor de host. O, tal vez desee copiar su correo electrónico personal y laboral en un archivo .PST, guardarlo en una pequeña unidad USB y llevarlo consigo en todo momento. Como dije, los archivos .PST mantienen el correo muy portátil. Y sí, también lo es una cuenta de GMAIL, pero este artículo no trata sobre GMAIL :)

Seguridad

• ¿Sabía que es casi imposible rastrear / auditar si su persona / departamento de TI está leyendo su correo electrónico? Mover el correo electrónico "confidencial" o "confidencial" del servidor de correo electrónico / Exchange a un archivo .PST local agrega una capa de seguridad.
• Nota: La mayoría de los departamentos de TI tienen la capacidad de tomar sus archivos .PST sin que usted lo sepa directamente desde su disco duro en el trabajo. Debido a esto, es esencial aplicar seguridad adicional en el disco duro de su computadora. Escribiré un artículo sobre este tema en breve, pero por ahora, eche un vistazo a esta artículo. Es un poco "GEEKY", así que lo seguiré pronto con un artículo que explica algunas opciones para proteger los archivos .PST.

¿Cuáles son las desventajas de usar archivos .PST?

Acceso remoto

• Una vez que el correo es movido en un archivo .PST, ya no estará disponible en el servidor utilizando aplicaciones de acceso remoto como OWA o teléfonos móviles que se SINCRONIZAN con su buzón. Para acceder al correo electrónico en los archivos .PST, deberá utilizar un cliente completo de Microsoft Outlook. Una pequeña unidad USB puede ayudar en estas situaciones. Sin embargo, todavía no es tan conveniente como dejar un correo electrónico en el servidor.

A la gente no le gustará, y es posible que pierda su trabajo

• Los archivos .PST a lo largo del tiempo (dependiendo de la cantidad de correo electrónico que reciba / conserve) pueden ocupar MUCHO espacio en su computadora local o en un servidor compartido, dependiendo de dónde los guarde. Los chicos de TI odian cualquier cosa que los haga trabajar en cualquier cosa a menos que esté construyendo su currículum, por lo que colocar una gran cantidad de datos en algún lugar que les obligue a comprar más espacio en disco los molesta.
• Legal corporativo y la mayoría de los departamentos de gestión de registros no les gustan los archivos .PST, ya que le permiten al usuario final ignorar o eludir fácilmente las políticas de retención / destrucción de documentos corporativos.
• A los equipos de Seguridad de la Información Corporativa tampoco les gustan los archivos .PST porque si Legal alguna vez les pide recuperar datos para una demanda o citación, los archivos .PST pueden exasperar el costo y el esfuerzo de los datos recuperación.

Sistema y rendimiento cerebral

• Cuantos más correos electrónicos tenga, más correos electrónicos necesitarán tanto usted como su computadora para realizar un seguimiento y procesarlos.
• Debido a que Windows Search (o algún otro indexador de correo electrónico / sistema) indexa más correos electrónicos y archivos adjuntos, su índice será más grande Y sus búsquedas tardarán más.

Entonces, con suerte, respondí todas sus preguntas sobre los archivos .PST de Microsoft Outlook y cubrí algunos pros y contras de alto nivel. Pero en caso de que me haya perdido algo, no dude en dejar un comentario o publicar su pregunta en mi foro.