Cómo funciona el seguimiento de cambios en Google Docs

Cómo

PorRyan Dube

Ultima actualización en14 de septiembre de 2020

Mucha gente ve Google Docs como una alternativa a Microsoft Word. La mayoría de las personas no se dan cuenta de lo poderosa que es como herramienta de edición colaborativa para equipos.

Cuando sepa cómo utilizar el seguimiento de cambios en Google Docs, nunca tendrá que preocuparse por perder cambios en sus documentos. Todas las revisiones se guardan y registran automáticamente de forma predeterminada. Si alguna vez descubre que necesita revisar o recuperar esos cambios, hacerlo es solo cuestión de unos pocos clics.

En este artículo, cubriremos cómo funciona el seguimiento de cambios en Google Docs y cómo usarlo de manera efectiva.

Utilice Sugerir para revisar cambios

Una de las formas más seguras de editar o revisar un documento en Google Docs es cambiando

Edición modo a Sugerencia modo. Para ello, seleccione la flecha desplegable en la esquina superior derecha. La flecha estará al lado de la palabra Edición o Visita, según el modo en el que te encuentres.

Si no ve la opción Sugerir (o Editar), entonces solo tiene permisos de Ver en el documento. Esto sucederá si no es el propietario del documento. En este caso, debe solicitar acceso de edición.

Para hacer esto, debería ver un Solicitar acceso para editar junto al botón azul Compartir en la esquina superior derecha de la ventana.

Una vez que el propietario del documento le proporcione acceso de edición, podrá ver el menú desplegable Edición.

Una vez que haya cambiado al modo Sugerencias, comience a editar el documento y verá que los cambios aparecen con el texto anterior que ha editado reemplazado como texto tachado.

Los editores reconocerán este enfoque de edición de "marcado". Es especialmente adecuado para la edición de publicaciones o para profesores que deseen corregir trabajos de ensayo de manera que los estudiantes puedan ver todas las correcciones que se hicieron.

Notas especiales sobre la sugerencia de ediciones

Algunas cosas a tener en cuenta al editar en el modo Sugerencias. Si divide un párrafo en dos, verá aparecer un espacio junto con dos líneas verdes paralelas.

La línea superior es la parte inferior del párrafo anterior. La línea inferior es la parte superior del nuevo párrafo. El espacio entre esas líneas es el espacio que agregó durante la edición.

Otra característica útil en el modo de edición es que Google Docs mostrará líneas onduladas azules debajo de las palabras que identifica como mal escritas. Si resalta o hace clic en la palabra, le sugerirá una corrección en una ventana emergente justo encima de ella.

Tiene las siguientes opciones cuando aparecen. Puedes elegir:

• La palabra correcta para realizar la edición
• Icono de círculo X para ignorar la sugerencia
• ! icono de comentario para proporcionar al autor sugerencias de comentarios automáticos
• Seleccione los tres puntos para realizar una revisión ortográfica y gramatical adicional

En la mayoría de los casos, solo querrá seleccionar la palabra correcta y continuar.

Otra característica útil de edición del modo Sugerencia son los comentarios de retroalimentación. Resalte las palabras o los párrafos sobre los que desea proporcionar comentarios y aparecerá un pequeño icono de comentario a la derecha de esa selección.

Cuando seleccione esto, aparecerá una nueva ventana de comentarios en el margen derecho donde puede escribir comentarios o sugerencias al autor original.

El autor puede responder a cualquiera de sus ediciones sugeridas o sus comentarios con sus propios comentarios. Esto lo convierte en un diálogo útil durante cualquier proceso de revisión de documentos.

Ver versiones anteriores de Google Docs

A medida que edita un documento, Google Docs guarda automáticamente su trabajo con regularidad para que no pierda nada.

Debido a esto, puede ver fácilmente todas esas revisiones guardadas. Para hacerlo, simplemente seleccione Expediente en el menú, seleccione Historial de versiones y seleccione Ver historial de versiones.

Esto le mostrará todas las revisiones principales que se han realizado al documento (por cualquier persona).

Las revisiones están organizadas por tiempo y agrupadas por día.

Puede ver las revisiones individuales realizadas durante una sesión de edición seleccionando la flecha desplegable a la izquierda de esa fecha / hora de revisión. Con sangría debajo, verá una lista de todas las revisiones guardadas automáticamente durante esa sesión de edición.

Cada vez que seleccione cualquiera de estas revisiones anteriores, verá esa versión del documento en el panel de documentos grande a la izquierda.

Ver versiones es útil, pero ¿qué sucede si desea resaltar o guardar revisiones específicas? Tu también puedes hacer eso.

Guardando la versión anterior de Google Docs

Si sabe que acaba de completar una revisión importante de un documento, puede marcar esa revisión nombrándola.

Para hacer esto, repita el proceso anterior para ver todas las versiones. Busque la última revisión que desea nombrar y seleccione los tres puntos a la derecha de esa fecha y hora. Verá aparecer un menú donde puede seleccionar Nombra esta versión.

La fecha y la hora se convertirán en un campo de texto donde puede escribir el nombre de esa revisión.

Cuando haya terminado de escribir, simplemente presione Entrar y el nuevo nombre se quedará. La próxima vez que busque esa revisión específica, simplemente seleccione el Mostrar solo versiones con nombre alternar en la parte superior de la lista para habilitarlo. Eso solo mostrará todas las revisiones que haya nombrado en la lista de revisiones.

¿Qué sucede si realmente desea crear un documento completamente nuevo a partir de una revisión anterior? Tu también puedes hacer eso.

En el menú desplegable de arriba (cuando selecciona los tres puntos), seleccione Hacer una copia en lugar.

Esto abrirá una nueva ventana donde puede nombrar la revisión, seleccionar la carpeta en Google Drive donde desea guardarla y seleccionar Okay.

También puede habilitar la casilla de verificación para compartir ese nuevo documento con las mismas personas y los mismos permisos que el documento original.

Una vez que haya terminado, tendrá un nuevo documento basado en la versión que acaba de guardar.

Cómo recuperar versiones de documentos antiguos

Mientras visualiza versiones anteriores del documento, puede recuperar esa versión en cualquier momento seleccionando Restaurar esta versión en la parte superior de la ventana.

Esto revertirá la versión actual del documento en el que está trabajando a esa versión anterior.

¡No te preocupes si te equivocas! La versión que acaba de reemplazar también se guarda como una revisión anterior, por lo que si desea volver, simplemente busque esa revisión y restaure a esa revisión.

Lidiar con los cambios de seguimiento en Google Docs no tiene por qué ser complicado. De hecho, hace que recuperarse de errores importantes sea mucho más fácil que la mayoría de las otras aplicaciones de procesamiento de texto.

Si desea obtener más información sobre el uso de Google Docs, asegúrese de leer nuestra introducción a la guía de Google Docs.

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