Cómo utilizar la combinación de correspondencia en Microsoft Word para crear documentos por lotes

Cómo

PorAndre Da Costa

Ultima actualización en12 de julio de 2019

La combinación de correspondencia es una de las características clásicas de Microsoft Word utilizada para producir documentos masivos que contienen información única. Algunos ejemplos en los que puede ser útil incluyen folletos, boletines o materiales utilizados en correos masivos. En este artículo, le mostramos cómo usar la combinación de correspondencia en Microsoft Word.

Uso de la función de combinación de correspondencia en Microsoft Word

Para este ejemplo, crearé un documento invitando a amigos a un evento. Hay dos componentes en una carta de combinación de correspondencia; el documento principal y la fuente de datos, como los nombres y direcciones de las personas invitadas al evento. Una vez que haya reunido la información para la fuente de datos, Word se encargará de combinar los documentos para cada invitado invitado.

El primer paso es tener toda la información única para cada destinatario llamada Nombre de campo, como el nombre, la dirección y el saludo. Otra parte importante de la creación de un documento de combinación de correspondencia es el Formulario, que contiene información entregada al destinatario. La siguiente carta de muestra contiene cinco campos que necesitaré incluir en cada documento.

Iniciar el Asistente para combinar correspondencia

Cree un nuevo documento en blanco en Microsoft Word y seleccione el Pestaña Mailings> Iniciar combinación de correspondencia> Asistente de combinación de correspondencia paso a paso.

Cuando aparezca el asistente de combinación de correspondencia, elija el Letras cuadro de radio y luego haga clic Siguiente: documento de inicio.

Seleccione Usa el documento actual y luego continúe con el siguiente paso para seleccionar destinatarios. El asistente de combinación de correspondencia le ofrece la opción de utilizar un documento existente. Si ya tenía una carta preparada, podría modificar los nombres de los campos como base para la fuente de datos.

El asistente de combinación de correspondencia es poderoso. Puede usar múltiples fuentes para su lista de destinatarios, que incluyen una base de datos de Microsoft Access o una hoja de cálculo de Excel. Para este artículo, crearé mi fuente de datos desde cero seleccionando, Escribe una nueva lista y luego haga clic Crear.

Crear y guardar el origen de datos

Se presentará un formulario con campos rellenados previamente. Esto podría no ser ideal ya que podríamos no querer algunas de estas áreas y podría confundirnos. Entonces eliminaremos y modificaremos algunos de los nombres de campo; haga clic en el Personalizar columnas botón para hacerlo.

Si vuelve a nuestro documento de muestra, notará que solo teníamos cinco campos, mientras que los campos rellenados previamente proporcionados por Word totalizan 13. Algunos de ellos son importantes, por lo que conservaremos solo los que queramos. Para eliminar un campo, selecciónelo y luego haga clic en Eliminar.

Haga clic en Sí para confirmar la eliminación. Repita este paso para todas las secciones que no desee.

Como no tenemos algunos de los campos específicos necesarios, cambiaremos el nombre de los campos existentes y agregaremos otros nuevos.

Una vez completada, la lista de nombres de campo debe coincidir y ser la misma que se describe en nuestro documento de muestra. Hacer clic Okay para confirmar los cambios.

Proceda a completar los campos con los nombres y las direcciones de cada destinatario; cuando haya terminado, haga clic en Aceptar.

Guarde su fuente de datos, que se fusionará con su documento final.

Se presentará una vista previa de sus destinatarios de combinación de correspondencia. Si desea realizar cambios como editar o agregar un campo, seleccione la Fuente de datos y luego haga clic en Editar. Proceda a escribir su carta, luego ingrese los campos de combinación donde sea necesario.

Insertar campos de combinación

Para insertar un campo de combinación, seleccione el Mailings pestaña, luego haga clic en Insertar campo de combinación, luego elija su campo de combinación. Repita los pasos para completar su documento con los campos de combinación apropiados.

Cuando esté completo, guarde su carta, esto se llamará la Carta de formulario. Si lo sabe, puede usar el documento con una estructura similar, y puede elegir la opción de reutilizarlo en un documento existente durante el asistente de combinación de correspondencia.

Fusionar documento final

Aquí viene la parte divertida, fusionando su documento. Selecciona el Mailings pestaña, luego haga clic Finalizar y fusionar botón y luego haga clic Editar documentos individuales.

Seleccione Todos luego haga clic en Aceptar.

Eso es. Ahora todos sus documentos están listos para imprimir o revisar.

Estas instrucciones también funcionan en Microsoft Word 2013, 2010 y 2007. Si está produciendo documentos como certificados, las funciones de combinación de correspondencia también funcionan en aplicaciones de Office como Microsoft Publisher.

Para más consejos y trucos para usar Microsoft Office, mira los siguientes artículos, o navega por nuestro completo archivo de artículos de Office.

• Cómo activar y usar el entintado en Word 2016
• Cómo realizar un seguimiento de los cambios en los documentos de Word 2016
• Mejore su productividad con pestañas en Microsoft Word